Cartórios contra o Coronavírus

Estamos passando por tempos sensíveis em todo o mundo, trazendo muita insegurança, medo e em alguns casos, contaminação e até a perda de entes queridos.

A situação do país é de atenção perante ao Coronavírus. O risco de letalidade é baixo, mas as aglomerações podem ajudar a propagar a doença. Pessoas com imunidade baixa correm maior risco.

Depois do surto que iniciou na China e vem afetando outros países, os negócios foram prejudicados e o fluxo de pessoas exige maior atenção. Os danos aos negócios, e até mesmo aos cartórios, podem ser apontadas por:

• Aumento do índice de absenteísmo
• Perda de mão-de-obra
• Interrupções na produtividade
• Redução na demanda dos serviços
• Perdas abruptas na receita
• Insolvência, falência e desemprego
• Crise e recessão global

Algumas cidades (principalmente capitais) entraram em estado de atenção nesses últimos dias tomando providências para evitar o contágio, colocando seu plano de contingência em ação.

Agora eu pergunto: Qual o seu plano de contingência? O que você está fazendo hoje para evitar o contágio? Quais são suas ações contra o Coronavírus?

A primeira coisa a se fazer é manter a calma e ser extremamente estratégico. Agora é hora de você mostrar que é um dono de cartório inabalável.

Foi por isso que resolvi escrever esse pequeno artigo, para ajudar você e a equipe do seu Cartório a implementarem ações e desenvolverem seu plano de contingência em tempos de crise de acordo com as normas e recomendações do Ministério da Saúde.

Seguem algumas dicas práticas:

• Declare quarentena para colaboradores que retornaram de áreas de regiões críticas;
• Colaboradores que tiverem algum tipo de sintoma recomenda-se a ficarem em casa e só retornarem depois do desaparecimento desses sintomas;
• Disponibilize álcool gel na entrada e saída do Cartório, assim como nos banheiros e áreas de alimentação;
• Reforce a limpeza nas áreas, mesas, cadeiras, telefones, teclados, mouses, computadores, maçanetas, nas máquinas de café, bebedouros, botões de painéis de senha, nas canetas fixas mantidas nas mesas do atendimento público e áreas de grande aglomeração de pessoas;
• Adote uma distância mínima entre os funcionários e clientes e também entre as cadeiras da área da espera;
• Aumente a frequência da limpeza nos aparelhos de ar-condicionado ou aumente a ventilação abrindo janelas e adotando ventiladores na área de atendimento;
• Oriente a equipe a sempre higienizar as mãos com álcool ou água e sabão por pelo menos 20 segundos;
• Ofereça frascos de álcool gel aos colaboradores e clientes;
• Restrinja o uso de elevadores, se houver;
• Use máscaras de proteção em atendimento público e principalmente em atendimentos realizados em áreas externas de grande risco, como os hospitais;
• Adote o agendamento de atendimento online para serviços mais complexos;
• Utilize as tecnologias de consulta de serviços no site, chat e outras formas de otimizar o atendimento virtual;
• Reduza reuniões presenciais, adote reuniões por aplicativos de videoconferência como Zoom, Hangout ou Skype;
• Faça transmissão de casamentos ao vivo, evitando aglomeração das pessoas e promovendo o acesso diretamente das suas casas;
• Adote rotinas de home office em atividades que exijam maior concentração;
• Flexibilize as escalas de trabalho para evitar que funcionários usem transporte públicos em horários de picos;
• Inicie a campanha de vacinação da gripe H1N1;
• Veicule campanhas educativas na TV, nos murais e nas redes sociais;
• Invista em novas tecnologias trocando a biometria como reconhecimento facial;
• Aumente a segurança cibernética para evitar ataques em locais externos, como o uso de VPN conexão em wi-fi público;
• Pôsteres que promovam a lavagem das mãos são mais uma boa medida para os empregadores adotarem. Combine essa medida com outras de comunicação sobre higiene manual e outras atitudes saudáveis no serviço;
• Reforce orientações junto aos colaboradores sobre a importância da prevenção nesse momento de alerta de contágio;
• Acima de tudo: mantenha a confidencialidade da pessoa infectada.

A recomendação é redobrar os cuidados de higiene, manter a etiqueta respiratória e evitar aglomerações e ambientes não ventilados.

Atenção a proteção de dados sensíveis no Cartório: é importante que funcionários com parentes doentes devem informar seus líderes para que eles possam tomar medidas de prevenção. Se um funcionário for confirmado com COVID-19, os outros trabalhadores devem ficar sabendo do caso para estarem atentos a eventuais sintomas, mas a confidencialidade da pessoa infectada deve ser mantida.

É importante saber que é obrigação das empresas, assim como os Cartórios, zelar pela saúde e pelo bem-estar de seus colaboradores. Nessa situação que estamos vivendo hoje, o líder pode tomar medidas como solicitar a equipe de saúde ou segurança do trabalho medir a temperatura de um colaborador ou pedir uma avaliação médica em alguma unidade de saúde mais próxima, devendo tomar o cuidado de não ferir a intimidade e a privacidade do colaborador. Se houver alguma discriminação do colaborador que foi infectado e o Cartório não evitar esse tipo de atitude, pode responder por danos morais.

Faça um mapeamento de colaboradores com baixa imunidade (asma, pneumonia, tuberculose, câncer, renais crônicos e transplantados), ou com doenças autoimunes (alopecia areata, doença celíaca, diabetes, doença de Graves, doença inflamatória intestinal, esclerose múltipla, psoríase, artrite reumatoide, lúpus e hepatite) e exija o uso de máscara de proteção. Se for o caso, inicie quarentena com essas pessoas.

Se possui colaboradores doentes, com febre e sintomas respiratórios, não vá ao trabalho. Os dirigentes nunca deveriam cobrar a presença de pessoas doentes no serviço.

Se você deseja adotar as medidas de teletrabalho em seu Cartório, como já permitido pelo provimento 69, adote controle de horários pelo ponto digital. Não vai haver uma fiscalização presencial, mas pode haver uma fiscalização através de documento. A lei aceita isso com a maior tranquilidade.

O sistema da Qualidade do seu Cartório deve manter o gerenciamento de crise envolvendo toda a equipe e liderança na implantação de medidas e planos de contingência nas maiores áreas de riscos.

Caso a situação venha a se agravar no Brasil e as autoridades da saúde digam que é alarmante, a tendência, como já acontece no mundo, é o home-office ser adotado tanto para as empresas, quanto aos cartórios.

Em tempos de Coronavírus, a prevenção ainda é o melhor remédio!

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Sobre o Coronavírus

O coronavírus é uma família de vírus que se manifestou pela primeira vez em 1937. Em 31 de dezembro de 2019, foi identificado um novo tipo de coronavírus, que teve origem no mercado de frutos do mar e de animais vivos da cidade de Wuhan, na China.

Por causar graves infecções respiratórias, o vírus ficou conhecido pela sigla SARS (Severe Acute Respiratory Syndrome ou Síndrome Respiratória Aguda Grave, em tradução livre).

O coronavírus foi se modificando ao longo do tempo, por isso, os profissionais de saúde viram a necessidade de nomear cada um dos tipos do vírus de maneira diferente.

No caso do último vírus descoberto, seu nome inicial era novo coronavírus ou SARS-CoV-2, porém, a Organização Mundial da Saúde (OMS), no dia 30 de Janeiro de 2020, anunciou a mudança da nomenclatura do vírus para COVID-19.

O nome foi alterado para se adaptar às diretrizes da OMS, que aconselham os estudiosos a não darem nomes que referenciem animais, objetos, indivíduos ou grupo de pessoas para os vírus descobertos.

Sintomas

• Febre;
• Espirros;
• Tosse;
• Coriza;
• Falta de ar.

O coronavírus pode causar infecções respiratórias desde um simples resfriado até uma pneumonia severa. Isto vai depender de vários fatores como idade e imunidade.

Os vários tipos do coronavírus causam doenças respiratórias e a forma mais eficaz de identificar a infecção pelo vírus é procurar um médico assim que os sintomas se manifestarem.

Apesar de serem sintomas semelhantes aos de um resfriado, por exemplo, o médico pode identificar a possibilidade de contaminação pelo vírus sabendo do histórico de viagem do paciente ou se ele teve contato com alguém que tenha viajado para a China, Japão, Coreia do Sul e do Norte, Cingapura, Vietnã, Tailândia e Camboja. Veja os locais que há casos confirmados de coronavírus:

Como você pode se prevenir contra o Coronavírus

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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora, Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.  Contato: thais@inspirequalidade.com.br