Gestão e Liderança em Cartórios
Gestão e Liderança em Cartórios: A Chave para o Sucesso e a Eficiência
A gestão e a liderança em cartórios são pilares fundamentais para o bom funcionamento dessas instituições. Afinal, um cartório é mais do que um simples local de registro de documentos; é um centro de serviços essenciais para a sociedade, que exige organização, eficiência e um atendimento de qualidade.
A importância da qualificação profissional:
A falta de qualificação profissional em gestão e liderança pode gerar diversos problemas em um cartório, como:
- Perda de produtividade: Processos burocráticos, falta de organização e dificuldade em tomar decisões podem afetar diretamente a produtividade da equipe, gerando atrasos e insatisfação dos clientes.
- Aumento de custos: A gestão ineficiente pode levar a desperdícios de recursos, como papel, energia e pessoal, aumentando os custos operacionais do cartório.
- Diminuição da qualidade do atendimento: A falta de treinamento e desenvolvimento dos colaboradores pode resultar em um atendimento de baixa qualidade, com erros e demora na resolução de problemas, prejudicando a imagem do cartório e a satisfação dos clientes.
- Dificuldade em acompanhar as mudanças: O setor notarial e registral está em constante evolução, com novas leis e tecnologias surgindo. Sem uma gestão eficiente e uma equipe qualificada, os cartórios podem ter dificuldade em acompanhar essas mudanças e se adaptar às novas demandas.
Como desenvolver as habilidades de gestão e liderança:
Existem diversas formas de desenvolver as habilidades de gestão e liderança de forma autônoma, como:
- Leitura de livros e artigos: A literatura sobre gestão e liderança é vasta e oferece diversas ferramentas e técnicas que podem ser aplicadas no dia a dia.
- Participação em cursos e workshops: Cursos e workshops específicos para a área notarial e registral podem oferecer conhecimentos práticos e atualizados sobre gestão e liderança.
- Networking: A troca de experiências com outros profissionais da área pode ser uma fonte de aprendizado e inspiração.
- Mentoria: Ter um mentor pode auxiliar no desenvolvimento de habilidades e na tomada de decisões.
O papel da consultoria especializada:
Além das iniciativas individuais, a contratação de uma consultoria especializada em gestão para cartórios pode acelerar o processo de desenvolvimento e implementação de novas práticas. Uma consultoria pode oferecer um diagnóstico preciso da situação atual do cartório, elaborar um plano de ação personalizado e acompanhar a implementação das mudanças.
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Ao final, você vai poder compartilhar seus resultados e fazer um Benchmark com outros participantes, otimizando ainda mais suas práticas.
Muitos pensam que qualidade é custo, mas aqui eu vou te provar que é resultado!
Thaís Ribeiro
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Thais Ribeiro é Mestra em Consultoria e Gestão das Organizações pela Escola Superior de Justiça (UMSA – Buenos Aires/Argentina), Administradora e Especialista em Normas Técnicas para Sistemas de Gestão e Desenvolvimento Humano. Possui 20 anos de experiência na área de Sistema de Gestão Integrado para a Excelência Organizacional, desenvolvimento da Cultura, comportamento e mentalidade humana, gerenciamento de projetos e equipe, certificações e premiações na área da Gestão. Pós-graduada em Liderança e Gestão de Pessoas. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Especialização Internacional em ESG e Normas Técnicas. Extensão em Inovação e Propriedade Intelectual. Auditora Líder das normas ISO9001 (IRCA) e Gestão Integrada (ISO9001, ISO14001, OSHAS18001, ISO26001, ISO31001, ISO37001, PBQPH entre outras) e Programas Setoriais. Atua como Examinadora em Prêmios da Qualidade em diversos segmentos. Profissional certificada em Segurança da Informação e Proteção de Dados e membro certificada da ANPPD. Empreteca, Coach, Programadora Neurolinguística e Hipnoterapeuta (Especialização internacional). Fundadora e consultora especialista da consultoria INSPIRE QUALIDADE. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Maior erro da avaliação do funcionário do mês
Quem não gosta de ser reconhecido pelo seu desempenho, comprometimento e resultado? Toda pessoa deveria ter direito a isso.
Infelizmente muitos gestores acreditam que reconhecimento leva a altos custos, com tempo e premiações para operar o processo. Eles também estão certo por tudo isso.
Na ânsia de criar algum movimento de reconhecimento interno, muitas empresas e gestores aplicam ferramentas que surtem pouco ou nenhum efeito positivo na equipe.
Isso acontece porque a busca por informações, pesquisas e troca de experiências deixam de ser prioridades no processo do planejamento motivacional e de reconhecimento. A vontade acaba sendo maior que a lógica.
Ferramentas de controle simples, baseados na subjetividade e de aplicação rápidas tem um espaço grande na prática de reconhecimento, o maior erro dos gestores.
Uma ferramenta muito comum é o funcionário do mês. Geralmente acontece com uma votação de toda a equipe, com itens de comportamentos a serem avaliados, através de pontuações que gera no final a posição de cada pessoa na equipe. Quem possui a maior pontuação, “conquista” o mérito do funcionário do mês. Outra forma é a indicação do gestor de quem ele acha que “merece” tal classificação.
Um ponto em comum nesses dois formatos de aplicação da ferramenta é que ambas os resultados são altamente questionáveis. Uma sensação de injustiça, falta de critérios específicos, combinações de votos e até mesmo favoritismo são pontos críticos que interferem na qualidade do resultado. Se você assiste Big Brother pode entender melhor o que estou apontando.
Pois bem, vivemos no dilema “fazer ou não fazer, eis a questão”. É de extrema importância e relevância possuir ferramentas de reconhecimento na equipe, mas com um estudo de viabilidade técnica e emocional para evitar questionamentos, descredibilidade e até mesmo traumas na aplicação.
O grande custo é de realmente não possuir um sistema de reconhecimento efetivo e pautado em indicadores objetivos e com dados irrefutáveis, onde não há espaço para questionamentos emocionais ou de favoritismo individuais.
Na dúvida ou sem requisitos técnicos adequados, o melhor caminho é não fazer nada. Planeje-se com capacitações específicas, estudos, pesquisas e até mesmo auxílio de uma consultoria para lhe ajudar na formatação da melhor ferramenta para avaliação e reconhecimento da equipe.
Se você se encontra nesse momento, minha recomendação é procurar uma consultoria que facilite a entrega, seu tempo, seu esforço e que tenha um investimento justo para o momento e para a realidade do seu cartório.
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão das Organizações, de forma contínua e sustentada. Desde 2010 no mercado de telecomunicações e eletroeletrônicos e em 2013 atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, conduzido pela especialista Thais Ribeiro.
Thais Ribeiro é Mestra em Consultoria e Gestão das Organizações pela Escola Superior de Justiça (UMSA – Buenos Aires/Argentina), Administradora e Especialista em Normas Técnicas para Sistemas de Gestão e Desenvolvimento Humano. Possui 20 anos de experiência na área de Sistema de Gestão Integrado para a Excelência Organizacional, desenvolvimento da Cultura, comportamento e mentalidade humana, gerenciamento de projetos e equipe, certificações e premiações na área da Gestão. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Auditora Líder das normas ISO9001 (IRCA) e Gestão Integrada (ISO9001, ISO14001, OSHAS18001, ISO26001, ISO31001, ISO37001 entre outras) e Programas Setoriais. Atua como Examinadora em Prêmios da Qualidade em diversos segmentos. Profissional certificada em Segurança da Informação e Proteção de Dados e membro certificada da ANPPD. Empreteca, Coach, Programadora Neurolinguística e Hipnoterapeuta. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Dicas para um Programa de Qualidade
Ontem participei como congressista do maior evento Internacional de Compliance da área Notarial e Registral realizada pelo ICNR, pelo seu sócio diretor Dr. João Rodrigo de Morais Stinghen. Inclusive você pode adquirir o curso pelo link https://cicnr.com.br .
Fiz o melhor em um tempo tão curtinho para falar de uma temática tão importante ao lado de grandes titulares nomeados na classe pelo seu profissionalismo e qualidade e de tantas outras consultoras e consultores que fazem a diferença na área também.
Indiquei 10 dicas para iniciar um Programa de Qualidade ou para você que já possui e deseja aprimorar o seu sistema de gestão com mais qualidade de um ponto de vista que na minha experiencia de quase 10 anos na área notarial e registral principalmente com os cartórios do MT, que acredito ser importante você levar em consideração na leitura deste artigo.
As dicas são:
1. O Programa de Qualidade tem que ser uma persuasão para o consentimento coletivo. Nada que é feito obrigado gera um bom resultado. A pessoa que tem a vontade de iniciar o programa (seja ele o titular, substituto ou qualquer outra pessoa) deve conversar com a equipe, deixar claro as etapas, requisitos, a contribuição de cada um para o processo e o ganha-ganha gerado nessa jornada.
2. É preciso administrar expectativas. Um Programa de Qualidade gera muitos pensamentos, ilusões, uma projeção de futuro que tem que ser bem alinhado entre o Titular e a equipe. Quando se decide implantar o programa, as pessoas pensam que seus problemas serão resolvidos, serão contratadas mais pessoas para a área, serão trocados os computadores velhos, a estrutura irá melhorar, haverá confraternizações em datas comemorativas, elas serão reconhecidas de verdade e por aí vai… Se essas expectativas não forem atendidas ou sabiamente organizadas e entendidas por todos, dificilmente o programa dará algum resultado adequado. Por isso o programa da qualidade exige um mapeamento de riscos para inclusive não criar traumas e frustrações.
3. Um Programa de Qualidade vai além de papéis, procedimentos, check list ou cumprimento de requisitos. Ele é essencialmente uma gestão de emoções para gerar a qualidade de vida individual em prol dos resultados produtivos coletivos. Quando você faz uma pesquisa de clima com a equipe, você está ouvindo o que está debaixo do tapete, as raivas, frustrações, fofocas, inimizades, autoritarismo, rejeições, tristezas, angústias e por aí vai. Um procedimento não é apenas para organizar ou reduzir prazo zero. É para ouvir toda a equipe, entender a melhor forma de se fazer algo, envolver, treinar e dar autonomia para que todos saibam fazer da mesma forma, levando a equidade das operações ao seu maior nível possível.
4. Faça tudo de forma sincera, transparente, justa e com bom senso. As pessoas ainda não estão preparadas para isso. O programa deve ser implantando nessas bases e o reconhecimento nunca deve ser igual para todos e sim, da forma mais justa por aquilo que foi entregue por cada um. Lembre-se sempre: elogie em público e critique em privado.
5. O Programa de Qualidade é um espelho. A equipe é a cara do titular. Para alguns isso pode ser assustador, para outros uma grande alegria. Muito na equipe que te incomoda, irrita, critica ou julga está em você e precisa ser resolvido e vice versa. É uma questão que exige muita sabedoria, paciência, resiliência e preparação emocional para lidar com a verdade. Até porque nem tudo pode ser delegado, mas tudo tem que ser gerenciado, até mesmo a postura do titular.
6. Começar um Programa de Qualidade e não terminar, ou termina de qualquer jeito, ou só fazer no papel, só demonstra que como você faz uma coisa é como você faz todas as outras coisas. Marca uma reunião cancelar sempre, começa a descrever procedimento e esquece de terminar ou quer tanta perfeição que nunca termina. O programa da qualidade vem para alinhar esse processo para a entrega do 100% de cada indivíduo conforme a sua realidade. Uma análise sucinta das capacidades individuais deve ser empregada para desenvolver potencialidades, vivências e resultados e não somente procedimentos que podem ser burocráticos.
7. O Programa de Qualidade vem para direcionar as pessoas a fazerem o que elas já fazem da melhor forma possível. Mas alguém pode dizer: “estou trabalhando mais por isso! Ah eu preciso ganhar mais por isso!”. Não coleguinha, você só está fazendo as coisas do jeito certo de se fazer isso. O reconhecimento virá no próximo passo: da sua padronização de qualidade ou da sua entrega a mudança.
8. Mudança é a palavra chave do Programa de Qualidade. Se implantá-lo e nada mudar, algo muito errado foi feito. O Programa de Qualidade tem a missão de resolver problemas e a visão de aperfeiçoar a realidade, aprimorando processos, estrutura, qualificações e implantar inovações. Sem essa base instituída, você só tem um programa fantasma dentro do seu cartório.
9. O Programa de Qualidade exige uma análise adequada da LGPD e deve ter um termo adequado para isso. Guarda de documentos ou operacionalização dos processos com a identificação do colaborador, fotos que são postadas em redes sociais, comemoração de aniversários entre outros fatos que precisam se enquadrar na Política de Privacidade da Qualidade.
10. A abertura do Programa de Qualidade tem que ser um ritual. Assim como fazemos o “ano novo” em nossa vida, é preciso criar esses ritos de marco inicial dentro do cartório. Um bom slogan, ou um grito de guerra. Um propósito construído com a visão da equipe. Um logotipo com sentido baseado no propósito. Kits de endomarketing como camisetas, squize, agenda, mensagens personalizadas, ações motivacionais e com datas comemorativas, tudo isso faz parte do dos elementos fundamentais da cultura organizacional.
Por último, não menos importante, é a atenção plena ao comportamento e congruência daquilo que foi planejado com o executado. Isso se chama “Compliance na Qualidade”. Vai além de cumprir leis e normativas. São sinais de alerta que devem ser observados, controlados e tomadas ações corretivas quando pertinente. Vou exemplificar melhor o que quero dizer com isso: Por exemplo:
- Envolver apenas um funcionário no treinamento como esse somente para cumprir a legislação
- Escolher a mesma pessoa no cartório para ser responsável pela qualidade, pela LGPD ou pelo Compliance, ignorando a gestão de conflitos de interesses
- Assinar e atualizar documentos, fazer treinamentos, na véspera da auditoria
- Avaliar com critérios subjetivos o tal funcionário do mês ou avaliação da equipe
- Colaborador recebe reclamações que não são levadas ao conhecimento da gestão ou não pontuadas nos controles da qualidade
- Utilizar sistema de medição de produtividade que não seja totalmente automatizado e sim, as informações são imputadas por um humano
- Fazer a pesquisa de clima apenas com alternativas fechadas sem espaço para pontuar problemas ou pior, fazer um assédio moral e psicológico para que as pessoas temam em falar a verdade
- Estipular com autoritarismo a participação no Programa de Qualidade e no PQTA para ganhar o prêmio x.
Então te trago algumas reflexões agora:
- Você cumpre realmente o Compliance com Qualidade?
- Será que seu Programa está realmente integrado com a Qualidade?
- Ou melhor, qual a verdadeira Qualidade imposta em seu cartório hoje?
- Todo mundo quer mudança, mas quem é que realmente quer mudar?
- Se não for agora, quando?
O importante é dar o primeiro passo na forma correta, independente do tempo que leve para adequar as pessoas para a qualidade. Não importa a sua estratégia, alinhe comportamento com resultado. Atinja o nível adequado das premiações e certificações da qualidade em seu cartório de uma forma simples, humana e desenvolvendo etapas de gestão respeitando o seu tempo e crescimento sustentável.
Como diz Mario Sergio Cortella: “faça o seu melhor, na condição que você tem, enquanto não pode fazer melhor ainda!”
Mais cedo ou mais tarde, você despertará para a verdadeira essência da qualidade e vai entender que tudo é mudança de comportamento e mentalidade, também é gestão das emoções e do nosso ego. Todo o resto é consequência. Permita passar por essa vivência com significado e propósito, você entenderá na prática o que estou dizendo, se você conseguir implantar uma dessas dicas dentro do seu cartório, apenas umazinha, eu terei cumprido a minha meta de hoje.
Palavras finais
É preciso aprender a inspirar e ser inspirado. As boas práticas são disseminadas o tempo todo por quem faz acontecer a qualidade dentro dos cartórios. Sabe como é importante e expõe seus resultados. O reconhecimento é consequência e participar do PQTA é importante para a equipe e a sociedade.
Hoje me inspirei em tantas ideias e aperfeiçoamentos que irei começar a implantar na minha forma de trabalhar já na próxima semana com meus clientes. Quem participou das temáticas anteriores, sabem o alto nível e praticidade que os profissionais estão dispondo para todos. Isso se chama, maturidade de qualidade e agregação de valor. Em todos os momentos, aprendemos algo que podemos incorporar em nossa vida, em nosso trabalho. Isso é melhoria continua.
Por que qualidade é isso. É entrega. É fazer mais do que aquilo que se é pago para fazer. É inspirar pessoas a serem melhores com o conhecimento e vivência adquiridos na vida. É potencializar pessoas para gerar a maturidade adequada para entender cada momento, agindo de forma íntegra e congruente com aquilo que se espera fazer.
Como diz Cora Carolina: “Feliz aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina.” Só entrega o melhor quem realmente vive aquilo que se diz.
Esse congresso é diferenciado e não é para qualquer um.
Eu entreguei um ingresso para cada um dos meus clientes, e estou muito contente pela participação de todos aqui. E como uma amante da qualidade, já vou sair daqui e verificar com todos eles a satisfação desse painel, até porque entrego o meu melhor em tudo o que faço para eles e eles me devolvem com as melhores ideias e sugestões para eu me aperfeiçoar cada vez mais. Cresço muito com todos vocês. A Qualidade é apenas o começo da jornada, nunca o fim. Lembre-se sempre disso. É fácil implantar Qualidade, difícil é mantê-lo!
Obrigada pela oportunidade Dr. Rodrigo e Dra. Samila. Contem sempre com a minha parceria e para você que acabou de ler esse artigo, estou disponível caso você tenha interesse em minha ajuda em seu cartório e para a melhoria da sua equipe.
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Mestra em Consultoria e Gestão das Organizações pela Escola Superior de Justiça (UMSA – Buenos Aires/Argentina), Administradora e Especialista em Normas Técnicas para Sistemas de Gestão e Desenvolvimento Humano. Possui 20 anos de experiência na área de Sistema de Gestão Integrado para a Excelência Organizacional, desenvolvimento da Cultura, comportamento e mentalidade humana, gerenciamento de projetos e equipe, certificações e premiações na área da Gestão. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Auditora Líder das normas ISO9001 (IRCA) e Gestão Integrada (ISO9001, ISO14001, OSHAS18001, ISO26001, ISO31001, ISO37001 entre outras) e Programas Setoriais. Atua como Examinadora em Prêmios da Qualidade em diversos segmentos. Profissional certificada em Segurança da Informação e Proteção de Dados e membro certificada da ANPPD. Empreteca, Coach, Programadora Neurolinguística e Hipnoterapeuta. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Cartório do Zero: um case prático de transição do 2º Ofício de Cuiabá
Desde que Dra. Niuara Borges tomou conhecimento sobre sua nomeação para o Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, foram muitos planejamentos.
Não é nada fácil fazer a transição de um cartório. Ainda mais sendo de uma capital. São muitos detalhes para observar, analisar, selecionar e efetivar para iniciar a Gestão de um Cartório do Zero.
Quando fui comunicada deste Desafio, logo me prontifiquei a entrar o meu melhor. Planejamos as etapas em fases: Seleção e Contratação; Organização Estrutural; Treinamentos e Humanização; e Avaliação. Isso tudo foi realizado em 3 meses de atividade!
Com a realização do diagnóstico técnico, foram pontuados considerações pertinentes as boas práticas legais, de gestão e de qualidade, para a melhoria dos serviços prestados aos usuários e a capacitação dos colaboradores para uma conduta ética e de integridade. Foram desenvolvidas as ações no diagnóstico através de visitas técnicas presenciais guiada por:
– Avaliação das normas técnicas de gestão
– Avaliação do nível de atendimento, postura e comportamentos no trato ao cliente
– Avaliação da infraestrutura e adaptações gerais para facilitar a prestação dos serviços
– Avaliação da equipe interna e políticas introduzidas a Gestão de Pessoas e Compliance
– Avaliação da execução dos processos e operacionalidade do sistema interno
– Avaliação ao acesso e facilitados aos serviços a distância/online para os clientes
Assim, seria mais fácil em iniciar toda a transição. Vou falar com mais detalhes sobre as fases.
Seleção e Contratação: fiz o mapa do perfil desejado pela Oficial Titular, em cada posição, suas qualificações necessárias e enquadramento ao Plano de Carreiras estabelecido. Realizei toda a seleção através da plataforma do Inspire Qualidade, garantindo imparcialidade e objetividade no processo seletivo. Primeiramente, foram dados os privilégios de seleção aos colaboradores em atividade no Cartório. Todos passaram pela seleção. Foram contratados mais de 70% dos ex-colaboradores. Logo depois, com as vagas ainda em aberto, foi conduzido o processo seletivo externo. Foram quase mil currículos recebidos em 4 dias! As seleções foram realizadas através de análise de currículo e entrevista pessoal. Os finalistas passaram por entrevista diretamente com a titular, para garantir o perfil desejado. Os benefícios foram melhorados e seguidos os padrões atuais de mercado, sendo: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e odontológico. No total, foram contratados 55 colaboradores e realizado o treinamento de integração de novatos, através do Regulamento Interno e de Conduta a equipe.
Organização estrutural: houveram várias mudanças significativas, a iniciar do layout até o sistema operacional, para fornecer a celeridade na execução dos serviços. A primeira tarefa foi desenvolver as filosofias principais para o Cartório (Visão, Missão e Valores). Foram adquiridos novos computadores e impressoras, troca do sistema ERP, painel de senha, troca das versões do sistema operacional, desenvolvimento de novo site institucional, desenvolvido um novo sistema de microfilmagens, novo sistema de telefonia, novos imobiliários, adicionado novos balcões e áreas de atendimento, instalação de totens de atendimento, novos bebedouros e melhoria no sistema de refrigeração. Para melhorias na área do atendimento, aumentou mais de 50% dos guichês de atendimento que consequentemente, refletiram em um aumento de 50% na quantidade de atendimentos diários pelo cartório. Além disso, foi implementado o sistema de senhas na entrada do cartório, através de uma triagem orientativa sobre quais serviços o cliente realmente precisa ser atendimento e um toten de atendimento customizado para os mais experientes. Foi implantado mesas para assinaturas de documentos em conveniência ao cliente no fundo da área da recepção. Foi aprimorado as ações de prevenção ao Covid perante a área do atendimento ao cliente, com delimitações de faixas e álcool gel para todos. Foi mantido o agendamento dos atendimentos durante os meses de novembro e dezembro.
Treinamento e Humanização: Foi realizado ainda um Treinamento de Integração para introduzir a nova cultura, diretrizes de conduta, mentalidade e comportamento na equipe, além dos treinamentos para utilização do novo sistema para acelerar o desenvolvimento do serviço e melhorar o atendimento ao cliente. Foi melhorado a área de descanso da equipe, com a compra de poltronas, televisão, ar condicionado, quadro de avisos e área do café. Implantado novos uniformes e entregue junto ao Kit do Novato, com squeeze, máscara e caneta personalizadas. Foram estabelecidas normas de conduta, política de atendimento ao cliente entre outros treinamentos para a melhoria da gestão, da equipe e do Compliance do Cartório. Foi implantado o Sistema de Indicadores de Processos, para visualização da Produtividade e Qualidade de toda equipe, monitorada pelos líderes. Foi incluído o novo chat RocktSpark para facilitar a comunicação com a equipe interna. Ações sociais motivacionais foram realizadas junto aos colaboradores na confraternização do final do ano, com a apresentação do grupo de “Orquestra, Balé e Coral Flauta Mágica”, um projeto único e especial.
Avaliação: Em menos de 3 meses já consegue observa as grandes mudanças dentro do Cartório, tanto pela equipe quanto pelos próprios clientes, tanto em sua estrutura, quanto na prestação dos serviços. A base da Gestão e Qualidade foram implantadas com sucesso. Mais de 95% das pessoas selecionadas, foram avaliadas e mantidas na equipe e com um bônus pela sua efetivação. Ainda há muitos desafios para serem resolvidos e aperfeiçoados. Com a implantação do Programa de Qualidade desde a sua posse, Dra. Niuara Borges deseja que a sociedade de Cuiabá consiga perceber melhorias na prestação dos serviços deste Cartório, de forma rápida, simples e com resultados tangíveis.
Nesse meio tempo, foi comemorado os 200 anos do Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, onde o Inspire Qualidade não pode deixar de reconhecer este momento e produziu um Livro com a coleta de relatos da história deste Cartório. Uma obra que você consegue ter acesso via site www.2oficiocuiaba.com.br
O Inspire Qualidade trabalha de acordo com o perfil estratégico de cada Titular, sendo um mentor, seu “braço direito” nos momentos mais sensíveis, de desafios e também de reconhecimentos a toda a equipe do Cartório.
Fico imensamente grata e feliz por participar desta história. A jornada apenas começou…
Se você é Titular de um Cartório e está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão e pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Mestra em Consultoria e Gestão das Organizações pela Escola Superior de Justiça (UMSA – Buenos Aires/Argentina), Administradora e Especialista em Normas Técnicas para Sistemas de Gestão e Desenvolvimento Humano. Possui 20 anos de experiência na área de Sistema de Gestão Integrado para a Excelência Organizacional, desenvolvimento da Cultura, comportamento e mentalidade humana, gerenciamento de projetos e equipe, certificações e premiações na área da Gestão. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Auditora Líder das normas ISO9001 (IRCA) e Gestão Integrada (ISO9001, ISO14001, OSHAS18001, ISO26001, ISO31001, ISO37001 entre outras) e Programas Setoriais. Atua como Examinadora em Prêmios da Qualidade em diversos segmentos. Profissional certificada em Segurança da Informação e Proteção de Dados e membro certificada da ANPPD. Empreteca, Coach, Programadora Neurolinguística e Hipnoterapeuta. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Dicas para gerenciar tarefas na Gestão do Cartório
Gerenciar tarefas tem sido um grande desafio na Gestão dos cartórios.
A Gestão do Cartório deve ser passível na criação de Objetivos Estratégicos e Metas Inteligentes para conseguir atingir um nível de Qualidade adequado para a assertividade nas tomadas de decisões.
Poucos líderes utilizam o controle manuais do gerenciamento das tarefas da equipe. Muitos nem controlam as atividades da equipe. Logo, não há como dizer que o Plano Estratégico definido possui qualquer relevância a Gestão do Cartório.
Tarefas fazem parte de ações operacionais, táticas e até mesmo estratégicas que podem afetar toda a sustentabilidade e continuidade do negócio quando má gerenciada ou ignorada pelos Líderes.
São reais, acontecem a todo momento. Logo, a sua execução é assertiva? Tem sido produtiva? São tarefas importantes? Quais delas são prioridades no dia? Ou você vive apagando fogo com tarefas urgentes?
A primeira dica que ofereço a você é o entendimento das prioridades pela Matriz Eisenhower, mais conhecida como “Matriz de Urgência e Importância”.
Como priorizar tarefas com a Matriz Eisenhower na Gestão do Cartório
Na rotina do Cartório a lista de tarefas a serem realizadas costuma ser bastante grande e, muitas vezes, a pessoa não sabe por onde começar, de tanta atividade que tem que realizar de uma vez.
Para facilitar sua gestão do tempo de execução de tarefas, vou compartilhar uma ferramenta que foi criada por Dwight D. Eisenhower – general do Exército americano e posteriormente presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”
A ferramenta “Matriz de Urgência e Importância” busca organizar e priorizar tarefas classificando-as como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações.
É importante categorizar bem suas atividades para garantir produtividade ao longo do dia e ser assertivo quanto ao uso do seu tempo na Gestão do Cartório. Pessoas eficazes ficam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante. Caso você esteja gastando seu tempo em outros quadrantes, não terá a produtividade desejada. Faça ajustes para priorizar as tarefas mais relevantes.
Eu gosto muito desse modelo adaptado para verificar a prioridade das tarefas no meu diaa dia. Você pode avaliar o que é melhor a você:
Esse é um modelo simples que te dá um panorama do que fazer primeiro quando se tem diversas atividades a serem realizadas. Aplique a matriz no seu dia a dia e tenha muito mais produtividade em sua rotina.
Como gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório
Primeiramente, deve listar todas as tarefas a serem cumpridas pela equipe e depois separá-las de forma individual, quem é responsável pelo o que.
Em seguida você deve identificar a sequência de urgência x importância e incluir as tarefas prioritárias no:
- Dia
- Semana
- Quinzenais
- Mensais
Além das tarefas operacionais, deve ser levado em conta as tarefas decididas em reuniões, treinamentos, rodas de brainstorming, leituras, mindfulness.
Você pode otimizar esse gerenciamento através da técnica do Pomodoro.
Técnica de Pomodoro para gerenciar tarefas
A neurociência já consegue comprovar que nosso cérebro consegue se fixar num único objeto por no máximo uma hora. Após esse prazo, o mais indicado é fazer uma pausa de até dez minutos.
Por isso a técnica de Pomodoro deve ser implementada na sua rotina de trabalho e no gerenciamento das tarefas diárias na Gestão do Cartório.
A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.
Seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.
Atualmente existem outros sites e aplicativos – como Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc. – que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.
Os objetivos da técnica Pomodoro estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.
Ao anotar no papel ou num aplicativo o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.
Uma sugestão é montar playlists com duração de 25 minutos, já que esse é o tempo máximo em que conseguimos prestar atenção ininterrupta. Quando a música acabar, você já saberá que é hora de fazer a pausa!
Aproveite e utilize todo o conhecimento aprendido até agora e aplique através do Método POSEC que vou explicar nessa sequência.
Utilize o Método POSEC para Gerenciar tarefas
POSEC é um método organizador de tarefas baseado em uma hierarquia de ações cuja letra inicial (em inglês) compõem a sigla do acrônimo:
- Prioritize
- Organize
- Streamline
- Economize
- Contribute
Traduzindo para o português, teríamos:
- Prioritize = Priorize
- Organize = Organize
- Streamline = Simplifique
- Economize = Economize
- Contribute = Contribua
Esse método, baseado na teoria das necessidades de Maslow, tem o objetivo não apenas de organizar tarefas no trabalho, mas também em sua vida.
Entendendo melhor o POSEC para aplicar no gerenciamento de tarefas:
Priorize – Quais são as tarefas mais importantes que você precisa realizar?
Organize – caixas, envelopes, grades, murais, planilhas, softwares para trabalhar com essas informações e organiza-las de forma física e/ou digital.
Simplifique – coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer.
Economize: coisas que você deve fazer ou pode até gostar de fazer, mas que não são urgentes.
Contribua: fazendo as poucas coisas restantes que fazem a diferença para o mundo e para você.
Aplicativos para gerenciar tarefas da equipe
Depois que você entendeu e aplicou essa Matriz para gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório, é importante otimizar essa ação com um software para gerenciar tarefas na rotina de sua equipe. Vamos a quatro dicas práticas:
O Trello tem uma interface intuitiva (do tipo arrasta e solta) que proporciona tudo isso com muita agilidade e fácil compartilhamento com a equipe. Com ajuda de cartões coloridos que se movem por colunas onde se colocam as listas de tarefas, o método kanban se torna uma poderosa ferramenta visual para que todos saibam exatamente quais são as tarefas que precisam ser feitas (com as datas de entrega e escopos bem definidos.
Asana também utiliza o método Kanban, mas tem um foco um pouco diferente do Trello. Ela tem funcionalidades bastante direcionadas para o monitoramento do tempo utilizado pelo colaborador em cada tarefa e se ele atingiu suas metas. Seu objetivo é levar a alta produtividade e permitir que o time se dedique às tarefas que realmente importam.
Taskade é um painel para rascunhos e anotações, mas também pode ser usado como gerenciador de tarefas. Você pode criar uma lista e compartilhá-la com amigos, familiares ou colegas de trabalho. O Taskade é totalmente gratuito, mas a versão Pro tem mais funcionalidades. Saiba mais em https://www.taskade.com/
Todoist é um gerenciador de tarefas e projetos, mas ele tem como característica central manter a produtividade através de uma interface limpa, com controle de datas e diversos gráficos de desempenho. Ele tem versão gratuita e também PRO. Saiba mais em https://todoist.com/
Você conhecia alguns desses gerenciadores de tarefas? Usa algum em sua Serventia? Quais os resultados? Gostaria de nos passar a dica de um que não lembrei de mencionar?
Por favor, compartilhe comigo sua experiência nos comentários aqui ou no Instagram!
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
