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Gestão, Estratégia e Qualidade

Faça mais com menos, a Lei de Pareto

Vilfredo Pareto (economista italiano 1848-1923) observou no séc.IXX, o constante desequilíbrio que existente na relação entre os esforços e os resultados. O princípio 80/20 ou princípio de Pareto afirma que, a minoria dos esforços leva à maioria dos resultados, produtos ou consequências.

Pareto descobriu que existe uma relação matemática consistente, isto é, um padrão causa-efeito repetitivo e demonstrado em matérias tão diversas como na distribuição da riqueza, os donos das terras, erros informáticos, falhas na qualidade e na produtividade.

Portanto se conseguirmos aprender a identificar aquilo que é mais importante, vamos descobrir que menos é mais. Não podemos viver para trabalhar, mas sim trabalhar para viver. Podemos trabalhar menos horas e reservar uma grande parte das nossas energias para as tarefas mais significantes da nossa vida e ainda assim sermos produtivos.

Uma frase que lembra muito a lei de Pareto foi enunciada pelo 34º presidente americano, Dwigth D. Eisenhower:

“O que é importante raramente é urgente, o que é urgente raramente é importante.”

Assim como a lei de Pareto, esta frase ajuda a determinara que tarefas são mais importantes e devem ser atacadas primeiro, conceito que gerou a famosa Matriz de Eisenhower.

Assim, se uma coisa é urgente e importante (muito raro) faça-a primeiro, se for apenas urgente ou apenas importante, delegue para alguém, e se não for nenhuma das duas, esqueça dela!

Da mesma forma, a lei de Pareto ajuda administradores a focarem no que é mais importante e urgente.

Extrapolando o conceito, ela poderia ser resumida da seguinte forma:

  • 80% da riqueza global pertence somente a 20% das pessoas
  • 80% dos crimes são cometidos por 20% dos criminosos
  • 80% dos acidentes de trânsito são causados por 20% dos motoristas
  • 20% dos seus produtos representam 80% das vendas
  • 20% dos empregados são responsáveis por 80% dos resultados
  • 80% da poluição têm origem em 20% das fábricas
  • 20% dos alunos têm as notas 80% mais altas
  • 20% dos esforços de marketing representam 80% dos resultados
  • 20% dos posts geram 80% do tráfego
  • 20% dos esforços de desenvolvimento de softwares são responsáveis por 80% das funcionalidades e funcionamento do programa
  • 80% das falhas de qualidade se originam de 20% das tarefas
  • 80% de sua satisfação pessoal se deve apenas a 20% dos integrantes do seu círculo de amizades
  • 80% do faturamento provém de 20% dos clientes
  • outros….

Por isso, coloque em prática já a Lei do Pareto nesses tempos sensíveis para tomar decisões assertivas. Siga algumas reflexões para lhe inspirar:

  1. Calcule quais os clientes que lhe garantem 80% dos lucros. Deverá focar mais a sua atenção nesse segmento, garantindo-lhe mais qualidade e um serviço personalizado. Não digo que não se interesse pelos outros 20%, mas não perca muito tempo com eles e se tiver que perder alguns não se preocupe. Concentre-se nos que dão lucro e verá o seu negócio a crescer.
  2. Faça uma análise do tempo que perde do seu dia, verá que em 20% das suas atividades gastam 80% do seu tempo. Elimine ou reduza essas atividades.
  3. Apenas 20% dos jornais, artigos ou livros que lê contribuem para 80% do seu conhecimento na área. Analise quais são e leia mais esse gênero de livros, de forma a aumentar a sua qualidade de leitura.
  4. Descubra quais são os 20% das despesas que consome 80% dos seus gastos mensais. Tente reduzir de forma a evitar gastos supérfluos que podem estar a impedir de abrir o seu próprio negócio.
  5. Quais são os 20% de emails que consome 80% do seu tempo no dia. É maior fonte de distração em conjunto com as redes sociais. Abra só os e-mails e redes sociais realmente importantes para o seu trabalho, com horários específicos e deixe os outros para depois.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

As vantagens do Marketing Direto para o Cartório

Nos últimos anos, as mudanças nos hábitos dos clientes transformaram a relação dos usuários com suas redes sociais e com os aplicativos de mensagem. Também tornou todo mundo um pouco mais impaciente.

Marketing direto é um conjunto de estratégias aplicadas com o objetivo de entrar em contato com um público específico e muito bem segmentado. Considerando que o marketing direto aborda pessoas que já demonstraram algum interesse pela sua marca, produto ou solução, ele tende a ter muitas vantagens em termos de resultados, custo, otimização de tempo e, até mesmo, conhecimento do público.

Assim, o Marketing Direto pode ser desenvolvido através:

Prova disso é o resultado de uma recente pesquisa que indicou que, em 2019, 67% dos consumidores são capazes de aceitar um tempo de espera máximo de 2 minutos para serem atendidos. Em 2014 essa mesma média era de 13 minutos de tolerância!

Quando colocamos frente a frente dados de chatbot vs email marketing percebemos como o primeiro estabelece um entrosamento muito mais relevante com a geração Y ou millennials. 40% das pessoas que fazem parte dessa geração interagem com chatbots diariamente.

Números como esse contribuem diretamente para o crescimento do número de chatbots. Atualmente, o Facebook Messenger sozinho possui mais de 300.000 chatbots ativos.

Utilizar ferramentas como o chatbot e o e-mail marketing é essencial para o relacionamento com os clientes e também para a captação de novos leads. Por isso, é importante sempre incluí-las em sua estratégia de marketing.

Cada uma delas tem um momento ideal para ser utilizada e integrá-las muda a maneira como se estabelece a relação com o usuário de seu website.

Utilizar as duas técnicas em conjunto é pensar em uma conversa fluída com o usuário em multicanais, assim construindo uma relação de confiança cada vez mais forte com ele.

Você pode iniciar com a captação de informações pelo chatbot sobre os dados e perfil do cliente, como nome, e-mail e preferência de atendimento.

Conforme o andamento da conversa, vá direcionando características preferenciais sobre serviços, criando uma jornada de acordo com as características e interesses, para posteriormente iniciar um envio de newsletters – ideal para esse cenário.

Finalize a conversa enviando uma cópia do registro via e-mail de tudo que foi falado para o cliente. Envie um e-mail para o mesmo agradecendo pelo contato, peça a avaliação do serviço do chat, aproveite e envie um conteúdo relacionado a conversa que tiveram.

Utilize o chatbot do Messenger do Facebook, faz com que você receba contato, informações e dados diretamente do cliente.

O diferencial é utilizar também ferramenta para verificar o comportamento do cliente em seu site.

Inclua ferramentas para controle das redes sociais, irá economizar tempo, permitindo que você agende as publicações em cada plataforma com antecedência. Procure uma ferramenta que  publique automaticamente o seu conteúdo de acordo com a programação escolhida e, a partir daí, você pode analisar seu desempenho de uma página.

Você pode economizar dinheiro e tempo com ferramentas para criar ilustrações, banners e infografias e projetar praticamente qualquer coisa e com facilidade.

o marketing direto é uma estratégia eficaz. Porém, para surtir o efeito esperado, deve ser muito bem planejado e bem-feito! O perfil do consumidor mudou e cartórios invasivos são vistas com maus olhos.

Você pode e deve experimentar os chatbots e o email. A previsão é que, no futuro, os chatbots se tornem uma estratégia ainda mais estabelecida e com dados ainda mais robustos. Mas, no momento, vale a pena considerar o uso de ambos.

Esse artigo te ajudou? Então deixe sua mensagem para me inspirar a criar outros conteúdos como esse!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Implante o ChatBot em seu Cartório

O que é chatbot?

Segundo o pai Google, é um programa de computador que simula conversas humanas. Ele permite a interação entre humanos e máquina e pode acontecer via mensagens ou comando de voz. Ou seja, são conversas com um robô e que não depende de atendente humano para que ela aconteça.

Eles podem ser utilizados:

a) Chatbot para WhatsApp

b) Chatbots em Atendimentos

c) Qualificar leads/clientes: as perguntas que serão feitas dentro do WhatsApp pelo chatbot são meio de classificar clientes. De acordo com as suas perguntas, você saberá o grau de interesse da pessoa pela sua Serventia.

d) Promover novos produtos e serviços: o chatbot dentro do WhatsApp é um promotor e tanto. Se você estiver ausente, que tal configurar as mensagens e informar sobre algum produto, serviço ou conteúdo?

e) Obter informações: é possível obter informações valiosas dentro de cada interação do bot com os clientes. Por exemplo, você notou que diversas pessoas estão fazendo reclamações de um serviço específico. Com isso, você corrige o problema antes que novas pessoas reclamem.

f) Engajar clientes: os bots mantém os clientes conectados a sua marca, aumentando o engajamento.

g) Pesquisas de opinião

h) Reservas e Agendamentos

Funciona assim: primeiro você constrói todas as perguntas frequentes e suas respostas, insere imagens, links, emojis, entre outros materiais. Ou seja, se a pessoa informar o nome, então o bot sabe que o próximo passo é ele perguntar o e-mail ou alguma outra coisa. Entendeu?

O outro tipo de chatbot tem como base uma inteligência artificial. Esse tipo leva mais tempo para ser implementado porque depende das interações dos usuários. A partir dessas interações, o robô vai construindo sua base de conhecimento e então fornece respostas mais inteligentes com o passar do tempo.

Os benefícios são inúmeros:

  • Estão onde todo mundo está;
  • Pode ser usado em qualquer cartório;
  • Podem fazer recomendações;
  • Podem interagir com diversas pessoas ao mesmo tempo;
  • Fazem tarefas repetitivas;
  • Tem custo baixo;
  • Todo mundo vê, até sem querer;
  • Monitoram dados e colhem insights;
  • É canal de atendimento, Sucesso do Cliente e Suporte;
  • Captura, qualifica e conecta pessoas a atendentes;
  • Permite comunicação personalizada;
  • Podem ser combinados com sistemas de atendimento;
  • Suporte no momento certo;
  • Economia de tempo;
  • Aproxima pessoas da sua marca;
  • Geram documentos importantes para os clientes;
  • Aumentam a satisfação do cliente;
  • São divertidos.

Eu vou te dar 6 dicas para você começar a colocar em prática aí em seu Cartório:

1 – Leve em consideração o seguinte: como seu Cartório conversa com os clientes? De um jeito formal ou informal? Nerd ou descolado? Porque a linguagem que você conversa também será a linguagem utilizada.

Embora exista a tentação de deixar um bot engraçadinho, é essencial levar esse ponto em consideração. Seu Cartório deve conversar com a mesma linguagem dos clientes.

2 – Evite erros de português, gírias, jargões e coisas que as pessoas tenham dificuldade de entender. Lembre-se que nem tudo o que faz sentido para você, faz sentido para os clientes, ainda mais em um país tão repleto de diversidade cultura.

3 – É importante se lembrar de que apesar de ser robotizada, ela é humana. Ou seja, ela começa com um oi, olá e precisa terminar com um cumprimento também.

4 – Ao longo da conversa, se você perceber a necessidade de usar emojis, use. Desse modo, o bate papo se torna muito mais pessoal e gera identificação das pessoas com a sua marca.

5 – Sempre que for escrever as conversas do seu bot, experimente imaginar duas pessoas conversando e diga o assunto da conversa em voz alta. Você vai perceber se algo ficou muito sério, engraçado ou inapropriado para seu público. Parece loucura, mas funciona!

6 – Dica extra: analise os históricos de conversas e aprenda com os feedbacks de usuários e de interações. Você vai se surpreender!

Desta forma eles conseguem respostas sem esperar tanto tempo e sem precisar de um atendente humano. Lembrando que os bots não são substitutos! Eles são complemento e ajuda extra para seus atendentes humanos, ok?

Estou curiosa em saber se o seu Cartório já utilizada o Chatbot e como é a percepção do cliente perante a essa nova ferramenta de atendimento. Você pode deixar um comentário aqui ou lá no post do instagram. Faça agora e ajude outros colegas a entrerem na Era 4.0.

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Como melhorar o atendimento ao cliente em Home Office

Hoje, a maioria das equipes de Cartórios estão trabalhando em casa em tempos da pandemia, para exercer suas atividades dentro de casa.

Para estes cargos, trabalhar em casa pode ser um tanto desafiador, especialmente no que diz respeito a manter sua produtividade em meio à tantas distrações. Mas não se preocupe, é possível superar esta transição.

Existem diversas metodologias, boas práticas e estratégias que você pode seguir para manter um bom nível de produtividade e fazer com que seu trabalho realmente renda mesmo enquanto estiver em home office. Vou apresentar algumas dicas para ajudar a melhorar seu atendimento ao cliente em home office.

  1. Estabeleça seu espaço de trabalho – Este local deve ter acomodamentos projetados para suportar suas atividades, como por exemplo uma mesa para seu notebook ou computador e conexão à internet. Evite sala com TV, cozinha e ambientes com outras pessoas.
  2. Tenha uma conexão estável e segura – Uma conexão instável fará com que você perca valiosos minutos ou até mesmo horas de trabalho e, além disso, irá quebrar sua concentração e acabar frustrando-o. Use acesso de VPN e estabeleça conexões como
  3. Prepare todos os equipamentos e ferramentas que precisará, como computador, webcamera, microfone, softwares especializados.
  4. Siga um horário que funcione para todos os integrantes da equipe e deixe-os cientes sobre sua própria disponibilidade. Crie disciplina para trabalhar sozinho, isso não é para todos. Utilize a técnica do pomodoro para otimizar sua produtividade.    
  5. Ao começar a trabalhar dessa forma, é importante conversar com as outras pessoas que vivem contigo na casa para que estas comecem a se treinar a respeitar seu horário de trabalho e evite distrações e conversas paralelas.
  6. Instale o chat do site em seu computador, para conversar com clientes em tempo real, além de poder integrá-lo à outros canais como as redes sociais, email, telefone e callback.
  7. Instale uma ferramenta de comunicação ativa com a equipe por um chat e por teleconferências, utilize pelo menos uma vez ao dia, para relatar como foi a sua produtividade com seu chefe e sua equipe.
  8.  Compartilhe arquivos e documentos nas nuvens, para acesso para equipe que necessita utilizar.
  9. Utilize CRM e aplicativos para gerenciamento de projetos, para organizar e rastrear tanto suas próprias atividades, quanto delegar tarefas para outros integrantes de sua equipe.
  10. Outra excelente prática para melhorar sua produtividade é fazer a priorização de suas atividades de forma que consiga garantir que todas as tarefas urgentes sejam executadas, diminuindo o impacto de fatores externos e imprevistos nas mesmas.
  11. Planeje tanto objetivos a curto prazo, como diários ou semanais, quanto metas a médio e longo prazo.

Esperamos que este artigo tenha ajudado a entender tudo sobre o que é home office e conhecer ferramentas que podem ajudar em seu próprio dia a dia – especialmente durante um período de quarentena.

Trabalhar em casa pode ser realmente desafiador para aqueles que estão acostumados a manter o contato humano, mas felizmente existem inúmeras ferramentas gratuitas que podem ajudá-lo.

Espero que essas dicas tenham te ajudado a ser mais produtivo! Aguardo seu feedback!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

O atendimento pelas redes sociais

Segundo pesquisa do IBGE o Brasil possui mais de 116 milhões de pessoas conectadas à internet, consequentemente o número de usuários nas redes sociais é muito alto, pois outra pesquisa revela que 78% dos usuários utilizam alguma rede social.

Esse número de usuários brasileiros conectados é tão grande que segundo a Conferência das Nações Unidas sobre Comércio e Desenvolvimento (UNCTAD), o Brasil é o 4º país no mundo que mais acessa à internet.

Para te ajudar a compreender a importância e a grandeza das redes sociais, veja abaixo a quantidade de usuários brasileiros presentes nas principais mídias:

  • O Facebook possui mais de 2 bilhões de usuários no mundo e no Brasil a rede atingiu a marca de 130 milhões de usuários;
  • O WhatsApp conta com 120 milhões de usuários, ou seja, praticamente metade da população;
  • O YouTube é a plataforma de vídeos que detém a incrível marca de 98 milhões de usuários;
  • O Instagram tem 57 milhões de usuários no Brasil e ainda possui um índice de engajamento gigantesco;
  • O Twitter é uma rede social de microblogs com 330 milhões de usuários espalhados pelo mundo e no Brasil a sua marca é de 30 milhões de usuários;
  • O LinkedIn é a maior rede social corporativa do mundo e no Brasil seus usuários chegam a 29 milhões.

Números bem significativos, concorda?

Um bom atendimento ao cliente não precisa mais ser feito pelo telefone ou pessoalmente. A internet proporcionou uma verdadeira revolução em diversos setores, especialmente nesse. Atualmente, é possível oferecer uma experiência muito mais positiva ao interagir com os seus clientes no ambiente digital.

Afinal, cada vez mais o público procura as redes sociais para conhecer sobre os serviços oferecidos pelos Cartórios, descobrir a reputação da marca diante do mercado ou fazer contato para retirar eventuais dúvidas quanto aos produtos e serviços oferecidos.

O primeiro passo para um atendimento online de qualidade é escolher as redes sociais adequadas ao perfil do seu Cartório. De forma geral, as redes sociais escolhidas com mais frequência pelos Cartórios de diversos segmentos são o Facebook, o Instagram e o LinkedIn.

Disponibilize atendentes específicos para esses canais de atendimento, que consigam realizar leitura das métricas das redes sociais para desenvolver melhorias no contato ao cliente.

Acompanhe e monitore as redes sociais. Não confunda monitoramento com censura à opinião dos seguidores em relação ao seu produto ou serviço. Muitos cartórios acabam limitando ou apagando os comentários em seus perfis nas redes sociais, como forma de evitar que algum tipo de problema seja exposto ao público. Mas censurar o público nas redes sociais pode ter um efeito contrário ao desejado, visto que o cliente poderá usar dos seus próprios perfis ou de outras páginas na internet para fazer propaganda negativa de seu cliente.

Responda a todos os clientes que entrarem em contato com informações completas, rápida e objetivas. E lembre-se: todas as respostas disponibilizadas pelas redes sociais ficarão disponíveis ao público, exceto os casos que forem respondidos por mensagem privada.

Estipule a frequência para verificar todas as redes sociais do seu Cartório, isso pode variar bastante de acordo com a quantidade de interações recebidas. O ideal é criar uma rotina para não deixar as pessoas sem resposta durante muito tempo.

É de extrema importância que seu Cartório responda aos clientes e tire todas as dúvidas sobre o funcionamento dos produtos e serviços. Aliás, além de responder publicamente a esse tipo de dúvida, o Cartório pode aproveitar alguns recursos das redes sociais, como o suporte a vídeos, para auxiliar nas respostas a este tipo de questionamento.

Nas redes sociais não há necessidade de uma linguagem muito formal, ali você está conversando com o seu cliente e o diálogo tende a ser muito mais pessoal, tornando esse processo bem mais humanizado.

Selecione os casos que devem ser respondidos em particular ou para o público em geral – devem ser respondidos por mensagem privada os casos que envolvem informações confidenciais do cliente, como números de documentos, operações financeiras, valores em dinheiro ou qualquer outro caso que possa interferir na sua privacidade, é melhor transferir a conversa para um canal privado dentro da própria plataforma. Por outro lado, devem ser respondidas publicamente os questionamentos mais genéricos, e que podem sanar ainda a dúvida de outros seguidores.

Caso a resposta do Cartório possa ser lida por todos sem nenhum comprometimento de privacidade, publique-a como uma resposta pública. Isso garante que visitantes ou espectadores possam ver o nível de comprometimento e a qualidade dos serviços do Cartório.

Evite entrar em discussões ideológicas com os seus seguidores. Isso ajuda a manter sempre um comportamento ético por parte do Cartório e preserva a sua marca de possíveis julgamentos pela opinião popular.

Mesmo que façam críticas pesadas ou reclamações que possam prejudicar a imagem do Cartório, seja sempre cordial com todos os clientes que interagirem ou entrarem em contato com você pelas redes sociais, sem perder o tom de profissionalismo que a situação exige. É essencial responder também os elogios e sugestões.

Gostou dessas dicas? Deixe seu comentário ou curta em nossas redes sociais. Crie formas diferentes para incluir as redes sociais em seus canais de atendimento ao cliente.

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Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Dicas para melhorar o uso do e-mail no atendimento ao cliente

Criado muito antes da internet, desde 1971 o email vem se adaptando as mudanças e resistindo bravamente ao longo dos anos.Hoje, basicamente todos os dispositivos oferecem uma ferramenta de leitura de e-mails e está entre os veículos de comunicação direta mais importantes no mercado de trabalho.

Por isso é importante conhecer todas as dicas abaixo para causar boa impressão ao leitor e conduzir a equipe para o uso mais profissional do e-mail dentro do Cartório.

Deixo algumas dicas importantes para você iniciar ainda hoje:

  • Responda a todos os e-mails, mesmo aqueles que são por engano
  • Inicie sempre com saudações profissionais e nem encurta nomes, como “Prezada Jaqueline”.
  • Entenda a cultura do cliente, se ele prefere mais objetividade ou que permitem ser mais pessoais.
  • Descreva o assunto de forma clara, que aborde as questões que deseja tratar. Por exemplo “situação do protocolo”, “Confirmação da agenda de atendimento”, “Assinatura das Escrituras”.
  • Use um endereço de e-mail profissional. Se você tem um site, use email de acordo com o nome do seu site como contato@cartorio.com.br. Evite cartoriodacidade@hotmail.com Não deixe o cliente em dúvida para quem realmente ele está enviando o e-mail. Proteja e assegure seus dados.
  • Invés de utilizar nome@cartorio.com.br utilize o nome da área ou do serviço, que seja curto e de fácil gravação, para dar mais longevidade ao uso do e-mail e mantê-lo fixo na mente do cliente e ainda evitará problemas se um colaborador for demitido ou deixar de fazer parte da equipe por alguma razão. Assim, um novo funcionário poderá assumir a conta antiga e, principalmente, as pessoas que se comunicam com a empresa através desta conta de e-mail não precisarão ser comunicadas de que determinado e-mail mudou.
  • Configure o nome de envio de seu e-mail, como seu nome e especialidade.
  • Crie uma assinatura padrão personalizada, com seu nome, cargo, telefone, dados do cartório, redes sociais, link para WhatsApp e logomarca.
  • Cuidado com o “responder para todos”, a menos que seja realmente interessante para todas as pessoas da lista aquelas informações que você tem a passar.
  • Atenção aos pontos de exclamações! Pois ele tem o objetivo de transmitir emoção. No entanto, o uso exagerado pode parecer demasiado emocional ou mesmo imaturo.
  • Formate um padrão para o uso dos e-mails profissionais com fonte e estilos para todos os colaboradores.
  • Utilize das respostas automáticas, como recebimento de e-mails e férias de colaboradores.
  • Evite abreviações de palavras ou gírias de internet.
  • Destaque informações importantes com negrito, itálico, sublinhado, enfim. Só tome cuidado para não exagerar senão seu texto vai parecer um carnaval, o que tende a prejudicar que sua mensagem seja passada de modo eficaz.
  • Revise a ortografia, não confie nos corretores ortográficos e leia o e-mail algumas vezes, inclusive em voz alta.
  • Use emojis e gifs – Os emojis possuem a capacidade de humanizar seu negócio, aumentando a proximidade entre cliente e marca, ganhando a atenção. Assim, utilizá-los de forma consciente pode ser uma ótima ferramenta de engajamento para os seus clientes.
  • Sempre adicione o endereço de e-mail após escrever. Pode acontecer de você encaminhar um e-mail inacabado acidentalmente o que seria chato. 
  • Aceite assinaturas eletrônicas por meio de aplicativos do mercado. Você consegue mais facilidade ao obter documentos de assinatura sem perder o cuidado com a rapidez e o profissionalismo.
  • Faça backup da caixa de e-mails, diariamente nas nuvens e no servidor do Cartório.

Dicas adicionais para melhorar a sua produtividade no Cartório:

  • Regras de uso para e-mail: Deixar o e-mail aberto o dia todo é uma ação que rouba o foco e faz a pessoa multitarefar. Ao deixar o e-mail aberto, ele se torna responsável pelas suas prioridades. Será que você não está trabalhando de acordo com a demanda de e-mails? Tem gente que recebe uma mensagem e já para tudo o que está fazendo para tentar resolver imediatamente. A melhor forma de lidar com isso é ver os e-mails nos intervalos entre uma tarefa e outra, dentro do seu tempo.
  • Desabilite avisos: Avisos em geral, sejam eles de e-mails, de WhatsApp ou de redes sociais, desfocam as pessoas. Desabilite todas os alertas do seu computador e de seu celular e entenda que você é quem define o momento certo de olhar as suas mensagens.
  • Racionalize: Será que tudo precisa ser dito por e-mail? Quem sabe você não consegue resolver um problema com uma ligação ou um bate-papo no corredor do cartório. O e-mail foi feito para ajudar, mas muita gente não percebe que às vezes um telefonema é muito mais prático e eficiente.
  • Escreva pouco: Caso não consiga resolver em até três parágrafos, opte por fazer uma ligação ou uma videoconferência. Quando alguém te mandar um e-mail grande, a regra também vale para a resposta. Isso é, para escrever mensagens longas demais, tente unificar os temas em três ou quatro tópicos.
  • Mensagem oculta: Quando for falar com a equipe, em vez de mandar um e-mail com cópia para todos, coloque todos em cópia oculta, assim evita aquelas respostas abertas para todos e torna a troca de mensagens mais eficiente.

Essas e muitas outras dicas você encontra em nossa Mentoria do Expert em Clientes, que você pode adquirir para seu Cartório enviando um e-mail de interesse para falecom@inspirequalidade.com.br

Gostou dessas dicas? Aguardo seu comentário! Compartilhe nosso blog com aquela pessoa que precisa se manter atualizado em assuntos referentes a Gestão e Qualidade em seu Cartório.

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Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Dicas para melhorar o atendimento ao cliente via Whatsapp

O uso do WhatsApp vem crescendo consideravelmente e, hoje, é o principal meio de comunicação por mensagem nos Cartórios.

120 milhões de brasileiros usam o WhatsApp mensalmente, sendo que 2 milhões deles participam de ao menos 5 grupos nesse aplicativo. A popularidade do WhatsApp se deve muito à sua simplicidade de uso e às atualizações constantes de funcionalidades.

Com o lançamento do WhatsApp Business, ficou mais fácil para os Cartórios oferecerem um Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) via WhatsApp.

Porém é preciso se atentar a algumas dicas para que o atendimento saia da melhor forma possível. Afinal, um cliente define o que é bom serviço e um bom atendimento é um bom serviço.

É claro que uma ferramenta poderosa e engajadora como essa não poderia deixar de fazer parte de seus canais de atendimento ao cliente. Mas como fazer isso?

Neste post, selecionei algumas dicas para atendimento ao cliente através do WhatsApp para iniciar a utilização em seu Cartório:

  • Tenha um aparelho apenas para WhatsApp
  • Utilize o Whatsapp Business utilizando o número de seu cartório para contato e deixe claro o horário de atendimento.
  • Só envie mensagens por WhatsApp para pessoas que deram essa permissão, seja pessoalmente em uma conversa ou concordando com algum termo online. Se o cliente não autorizou receber mensagens, evite o envio.
  • Se você pretende usar o WhatsApp para atender chamados e dúvidas de clientes, o ideal é baixar o WhatsApp para desktop em um computador e fazer os atendimentos por lá, facilitando consultar outros sistemas e ferramentas, manuais online, procedimentos técnicos, tabelas de preços, se comunicar com outros colaboradores, verificar pedidos etc., com mais agilidade do que em uma pequena tela de celular.
  • Divulgue, informe no seu website, na assinatura de e-mail e nas redes sociais em geral que agora você atende via WhatsApp.
  • O atendimento deve sempre ser ágil. Mas quando se trata de um atendimento via esse tipo de mídia online, o usuário normalmente acredita que ele será mais rápido ainda.
  • Configure respostas automáticas: quando não houver um atendente disponível o cliente poderá receber uma saudação, uma mensagem de ausência ou até mesmo algumas informações.
  • Chame o cliente pelo nome durante a conversa ajuda a demonstrar que o agente de atendimento sabe com quem está falando e que aquele diálogo é real, não apenas um modelo “copia e cola” usado para qualquer pessoa.
  • Organize seus clientes com rótulos, certamente seus contatos ficarão mais organizados e o atendimento será mais eficiente.
  • Fale a linguagem do cliente. Evite tratamentos muito robotizados ou impessoais. O cliente valoriza que alguém do outro lado é uma pessoa, que se comunica de forma humana. Gírias e abreviamentos só são válidos se o seu cliente também se comunica dessa maneira.
  • Mantenha as informações do cliente registradas e organizadas. Verifque o status do backup do seu whatsapp.
  • Você terá que contar com alguns colaboradores que se revezarão no atendimento via WhatsApp. Treine esse grupo!
  • Se for mais audacioso tecnologicamente, utilize chatbot integrado ao serviço do Whatsapp!
  • Realize integrações com CRM para extrair dados importantes como:
    • tempo médio de espera
    • tempo médio de atendimento
    • número de mensagens trocadas
    • quantidade de solicitações encerradas
    • quantidade de conversas abertas
    • entre outros

Talvez, mais importante do que falar o que deve ser feito no atendimento via WhatsApp é falar sobre o que não fazer. E é isso o que vou mostrar agora!

  • Não encha ninguém de mensagens: Se você bombardeia seu cliente de mensagens e spam, é bem provável que você tenha o efeito contrário: ao invés de engajá-lo, vai acabar afastando.
  • Nunca visualize e não responda um cliente: A negligência nesse caso é tão grande e o cliente pode se sentir rejeitado.
  • Não envie áudios imensos: Ponto.
  • Não cometa erros de português: Essa dica serve para qualquer meio de comunicação escrito com seu cliente (e falado também, viu?). Mas como a troca de mensagens no WhatsApp é mais rápida, mais frequente e menos revisada do que em um e-mail, as chances de cometer erros aumentam!
  • Não seja uma pessoa monossilábica. E nem use apenas emojis para se comunicar com o cliente.
  • Não divulgue nem peça dados de pagamento do consumidor, como número de cartão de crédito, conta bancária ou outros dados de cartões.

Gostou das dicas? Então comente, deixe sua avaliação. O que seu cartório ainda não faz que esse artigo contribuiu para a melhoria no atendimento ao cliente?

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Como aprimorar o atendimento em seu Cartório

Em tempos de pandemia, o canal mais utilizado é o atendimento online. No ambiente digital, o atendimento deve ser impecável, rápido, objetivo e com um impacto positivo para o cliente. É ele que construirá um relacionamento duradouro e estável nesse momento de crise.

Segundo o especialista em Marketing, Philip Kotler, ” conquistar novos clientes custa entre 5 a 7 vezes mais do que manter os já existentes”. Essa é uma máxima que, por mais que você tenha lido diversas vezes, é sempre bom lembrar!

Os benefícios para iniciar um atendimento online são inúmeros:

  • Comunicação instantânea com os clientes de qualquer lugar;
  • Compartilhamento de informações e orientações sobre os serviços;
  • Triagem geral sobre orientações exatas das necessidades do cliente perante o serviço desejado;
  • Verificação, aprovação e orientação de documentos de acordo com os requisitos do serviço desejado pelo cliente;
  • Atualização do status do processo da execução do serviço;
  • Economia de tempo e recursos para o atendimento;
  • Boa imagem institucional, transmitindo confiança, rapidez e solução de problemas
  • Registro da comunicação geral com o cliente.

Por isso, é importante investir no design do site, qualidade da fotografia e, principalmente, suporte ao cliente. Estando atento para sempre responder rapidamente as perguntas que chegam. É possível que seu cliente tenha dúvidas sobre os serviços, a entrega, os prazos para pagamento e etc. é recomendável ter uma base de conhecimento consistente em seu site.

Além disso, você deve disponibilizar um código para rastreio de serviços e solicitações para que o cliente acompanhe o status de seus chamados de atendimento e a entrega do serviço.

Para isso, é necessário você entender o comportamento digital do seu cliente e escolher quais os mecanismos que serão utilizados como canais de atendimento online. Alguns canais que são imprescindíveis ao Cartório:

  • Redes sociais (facebook, instagram, linkedin)
  • Formulários no site institucional
  • Chat no site institucional
  • Envio de mensagens SMS
  • Help Desk
  • Whatsapp Business, Telegram
  • Reuniões: Whatsapp Business, Telegram, Zoom, Hangout

Estar atento às inovações tecnológicas do mercado é essencial para entender melhor o processo de atendimento online e desenvolver o seu.

Deve-se nomear pelo menos uma pessoa responsável para gerenciar os canais de atendimento e fornecer as melhores orientações para dúvidas dos serviços internos, que conheça por completo todos os processos principais do Cartório, evitando complicações e conseguindo resolver problemas com mais atenção e eficácia.

Algumas dicas para você implantar boas práticas no atendimento:

  • Ofereça um chat online: Para que consiga atender às expectativas do cliente moderno, será necessário modernizar seus serviços. Hoje, o chat online é o canal de atendimento preferido pelo cliente online.
  • Ofereça uma cópia da conversa do chat por e-mail: Em alguns atendimentos no chat, informações sensíveis e negociações podem ter sido feitas, mas não são todos que possuem o hábito de guardar uma cópia para consultas posteriores. Por isso, ao final de uma sessão, treine seus atendentes para que ofereçam ao usuário a possibilidade de receber a transcrição da conversa por e-mail.
  • Use modelos de mensagem para agilizar o trabalho: Algumas perguntas e reclamações são bastante comuns no Cartório. Isso significa que boa parte das respostas que dará a clientes são iguais. Por isso, grave modelos de mensagens e respostas que seus atendentes poderão utilizar.
  • Utilize formulários pré-chat: para saber dados básicos como nome, e-mail, telefone e número de protocolo.
  • Fique atento a gramática e aos emotions: Emotions exagerados, erros gramaticais ou ortográficos podem passar uma impressão de pouco profissionalismo e despreparo.
  • Atenda em outros idiomas: o que possibilita uma comunicação clara e também ajuda a transmitir profissionalismo e preocupação com o cliente.
  • Permita que sua equipe saiba o que o cliente está digitando: importante os atendentes visualizem o que o cliente está escrevendo antes mesmo que ele confirme o envio da mensagem, para que já possa começar a providenciar uma resposta com agilidade.
  • Transferir chat para outros setores especializados: Vale lembrar que é necessário mostrar à sua equipe quem são os especialistas que podem tratar das questões mais complexas de uma determinada área.
  • Aceite todos os chats para atendimento: programe respostas automáticas informando ao cliente que ele em breve será atendido por sua equipe.
  • Analise histórico de clientes recorrentes: treine sua equipe para fazer breves revisões no histórico de conversas com um visitante para que tenha uma noção sobre o problema ou dúvida que ele pode estar trazendo.
  • Forneça a opção call-back: o cliente pode acessar a página e solicita uma ligação de sua equipe, para que possa receber retorno o mais rápido possível assim que um operador estiver disponível. Esta é uma ferramenta extremamente conveniente e que age como uma extensão de seus canais de atendimento online.
  • Integre seu chat a um sistema CRM: sua equipe poderá atualizar quaisquer informações recebidas no chat ao histórico de um cliente de seu Cartório. Uma boa tática é armazenar as transcrições das conversas também no sistema.
  • Responda rapidamente: assegure-se de responder o mais rápido possível quando alguma pergunta for feita.
  • Cuidado com os horários de pico: disponibilize mais atendentes para o canal online.
  • Faça pós-venda: enviar pesquisas de NPS (Net Promoter Score) para identificar se o cliente ficou satisfeito.
  • Tenha um omnichannel: multicanal que integra vários canais em um só.
  • Agradeça sempre. Verifique se o cliente tem mais alguma dúvida e agradeça o contato, antes de finalizar o atendimento.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Treinamento Online “Jornada do Cliente”

Na próxima semana do dia 13 a 17 de abril das 20h às 21h, será realizado o Treinamento Online “EXPERT EM CLIENTES” com transmissão ao vivo pelo Zoom. As vagas são limitadas!

As Inspirações do Bem, da Semana da Qualidade de Vida que realizamos essa última semana, promoveram o equilíbrio a nossa saúde mental e emocional para resistirmos com Qualidade a esse todo período. Você tem várias dicas para colocar em prática. Só acessar nosso canal do www.youTube.com/inspirequalidade   

Depois disso, é o momento de focar no cliente. Ele é o que importa. Se não desenvolver formas de atender as necessidades dele, você ficará sem renda e tudo que você já aprendeu sobre educação financeira para a prosperidade, não irá te ajudar a sair do fundo do poço.

Foi por isso que eu criei o EXPERT EM CLIENTE, uma forma de mostra a todos os cartórios que existem algumas soluções para atender melhor o cliente nesse período, gerando a confiança que ele precisa e novas maneiras de realizar as tarefas. É o cliente que importa agora!

O foco deste treinamento é a melhoria do atendimento ao cliente no cartório neste período da quarentena, para estabelecer maior equilíbrio emocional e técnicas para utilizar whatsapp, e-mails, chats no site e até mesmo a postura no balcão, utilizando técnicas de persuasão e programação neurolinguística.

Um treinamento operacional obrigatório para toda a equipe, para contribuir em mudanças impactantes na gestão, mentalidade e comportamentos dos atendentes.

O Expert em cliente trata-se de um tipo de treinamento com práticas que podem ser adotadas pela sua equipe imediatamente para um atendimento mais assertivo, persuasivo e mais empático com o cliente, tornando-os especialistas em atender o cliente com Qualidade.

Durante o treinamento, será desenvolvido temáticas conceituais e suas práticas sobre conceito de Cliente Interno e Externo, Mentalidade de Qualidade, Gestão Estratégica, Atendimento via Whatsapp, Atendimento via e-mail, Atendimento via telefone, Atendimento via Balcão/presencial, Comunicação Assertiva, persuasiva e empática com o cliente.

Esse Treinamento tem duração de 5h com entrega de certificado aos participantes, na modalidade in company ou conforme agenda de eventos.

Possui mentoria e apoio técnico online até 10 dias após o treinamento pelo canal do Telegram, para acompanhamento e orientação da equipe na aplicação das técnicas em seu trabalho.

Para inscrições, acesse o site https://www.inspirequalidade.com.br/inscricao

Temos condições diferenciadas para o Cartório que deseja esse treinamento para toda a sua equipe.

O limite de vagas é até 100 pessoas, por isso, já garanta a sua participação!

Um treinamento único e exclusivo que só o Inspire Qualidade poderia criar com um investimento diferenciado nesse período de pandemia. Aproveite!

Um futuro melhor se faz com Qualidade!

Te vejo no treinamento!

Abraços,

Thais Ribeiro

Diretora Executiva

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Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Desafio Inspire: Insights para Abril

Abril é um mês muito promissor, onde o universo está pedindo a cada um de nós que participe do papel de ser o líder de nossos próprios sonhos e desejos, mesmo no meio desse caos de pandemia, medo e insegurança econômica.

O seu nome deriva do latim Aprilis, que significa “abrir“, numa referência à germinação e abertura das flores no hemisfério norte (quando começa a primavera por lá). Germinar é, conforme o dicionário do google, “começar a desenvolver-se (sementes, tubérculos, bulbos); brotar, desabrochar, grelar; ter origem ou desenvolvimento em; evoluir, desenvolver-se, difundir-se”. Logo, é necessário dar espaço e tempo para o crescimento de algo novo, da mudança, do renascimento de um projeto, ideia, negócio, processo…

Se for preciso, reveja todos os planos criados, mantendo a disciplina no trabalho em seu dia a dia normalmente. Foque no que é realmente útil e proveitoso para cada setor da sua vida, pois a germinação indica sucesso a longo prazo, graças a pequenos passos em direção a um futuro conduzido assertivamente.

Desenvolva uma conexão maior com seu lado emocional e espiritual. Mantenha poderosamente o equilíbrio desses lados em sua vida pessoal e profissional, focando sua mentalidade e fé no que deseja construir. Leve muito a sério o desenvolvimento das ações práticas, com serenidade, planejamento e atenção aos detalhes. O movimento é de ordem, depois do caos gerado externamente.

Preze pela sua saúde e foque em seus sonhos!

. 🌟
Esse é o Desafio do Inspire.
Você aceita?
🌟

#desafioinspire são pequenos insights para despertar ideias e novos movimentos para sua mudança pessoal e profissional.

Vem conosco! Inspire-se!

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