Essa pandemia está provocando todos, sem exceção, a trabalhar em home office ou em teletrabalho, ou seja, trabalhar em locais alternativos.  Nessa fase atual, o único lugar adequado é a sua casa! #fiqueemcasa

Com a rápida proliferação do novo coronavírus, muitas Serventias adotaram o regime de trabalho remoto para diminuir a exposição dos seus funcionários no dia a dia. Mas muitos profissionais podem demorar para se adaptar e sentir uma queda considerável na produtividade.

Os Cartórios que mais se adequarem a essa nova modalidade de trabalho serão os que sairão mais fortalecidos e com vantagens acima de outros. O trabalho remoto não é o futuro, é o presente! Mantenha a calma e entenda que a situação é emergencial e temporária. 

Para isso o governo federal propôs algumas medidas que podem ser realizadas pelas Serventias para reduzir o impacto dos danos e manter o emprego de cada colaborador nesse período de crise:

• Teletrabalho – permitir que o Cartório determine a transferência para o sistema remoto diretamente com o trabalhador com um prazo de notificação de 48 horas. As questões relativas à infraestrutura devem estar no contrato individual de trabalho e na Política de Segurança de Informação.
• Antecipação de férias – simplificar o procedimento para que seja acordado com o trabalhador também com notificação de 48 horas. Abre também a possibilidade para que se conceda um tempo proporcional de férias para trabalhadores que ainda não tenham o período aquisitivo de 12 meses.
• Férias coletivas – as Serventias podem antecipar o período de férias coletivas notificando o trabalhador com o mínimo de 48 horas, sem a necessidade de notificar os sindicatos e o Ministério da Economia.
• Banco de horas – tornar o uso do banco de horas mais dinâmico para permitir que o  trabalhador fique em casa neste momento. Os dias não trabalhados como banco de horas serão usados em favor da Serventia no futuro.
• Redução de jornada e salário – abre-se a possibilidade para que haja a redução proporcional de salários e jornada de trabalho no limite de 50% mediante acordo individual, com a garantia de remuneração mínima de um salário mínimo e a irredutibilidade do salário hora.
• Antecipação de feriados – feriados não religiosos podem ser antecipados, sem prejuízo financeiro, para que o trabalhador fique em casa neste momento.
• Priorizar folgas para mães que estão amamentando ou possuem dependentes em idade escolar, considerando a suspensão das aulas e para o grupo de risco (idosos, gestantes, tele transportados, diabéticos, hipertensos, soropositivos, doenças crônicas e autoimunes);
• Adiamento do recolhimento do FGTS durante o estado de emergência;
• Fornecimento de máscaras, álcool gel, sabonetes e limpeza continua do ambiente de trabalho, assim como luvas plásticas para quem exerça função de caixa.

Além disso, a obrigatoriedade dos exames médicos ocupacionais, com exceção dos admissionais, ficará suspensa para evitar a sobrecarregar dos sistemas de saúde público e privado. Também fica suspensa a obrigatoriedade dos treinamentos periódicos.

É preciso analisar com cuidado todas as alternativas e verificar a melhor para o momento da Serventia. Eu recomendo já induzir as férias para a metade da equipe, principalmente para os grupos de riscos e trabalho normal interno para a outra metade que esteja com boa saúde, com todas as ações de prevenção diárias. Pode ser que ocorra redução na carga horária de trabalho diária, então utilize o banco de horas para sejam compensadas posteriormente pela equipe. Lembre-se: tudo isso deve ser definido em um contrato aditivo de trabalho.

Se você deseja optar pelo teletrabalho, é importante você saber:

Algumas verdades sobre o home office:

1. Home office não é folga!
2. Home office não é visitar parentes e amigos!
3. Pijama e pantufa não combinam com home office.
4. Você terá de lidar com mais distrações.
5. Nem todos vão entender que você está trabalhando.
6. Você vai precisar criar uma rotina.
7. O trabalho é mais intenso!

Atenção: é preciso cuidados necessários para manter a Segurança da Informação para o teletrabalho. A Serventia pode entregar os recursos (notebook adequados) para trabalho em home-office ou o colaborador pode providenciar esses itens em sua casa. Se não tiver esses pontos de segurança, utilize os recursos do próprio cartório em regime exclusivo de expediente interno. Mantenha os níveis de segurança com:

• banda Larga
• Firewall Pessoal 
• VPN ou SSL/SSH 
• Anti-vírus 
• Backup 
• Criptografia de arquivos sensíveis em laptops
• Estabilizador de Tensão ou No-Break 
• Conscientização do colaborador.
• Deve ser realizado uma inspeção às instalações do sistema na residência do teletrabalhador onde devem ser observadas a adequação dos aspectos ergonométricos, elétricos e ambientais para a realização das atividades de teletrabalho de forma satisfatória.
• O teletrabalhador deve reportar imediatamente à equipe de segurança, quaisquer ocorrências que possam estar relacionadas a riscos para a segurança da informação no sistema.
• Com a finalização do programa de teletrabalho, as senhas e direitos de acesso remoto do teletrabalhador devem ser imediatamente revogados. Os equipamentos, quando pertencentes à Serventia, devem ser recolhidos e seus discos rígidos devem ser formatados. Quando os equipamentos forem de propriedade do teletrabalhador, todos os aplicativos devem ser completamente removidos.

É necessário também definir algumas regras sobre o teletrabalho e sobre a proteção de dados:

• Quem tem permissão para levar a papelada para casa?
• Quais registros são mantidos sobre o que vai (e retorna)?
• Se apenas cópias podem ser removidas ou se os originais podem ser removidos
• Como a documentação deve ser transportada, por exemplo, em uma maleta trancada, não deixada à vista em um carro
• Como o trabalho em casa deve ser configurado
• – Espaço físico onde os familiares e visitantes não podem ver a papelada
• – Trancado com segurança quando não estiver em uso
• Como relatar um arquivo perdido.

Para que realmente está em teletrabalho, deixo algumas dicas práticas para ganhar maior produtividade em seu dia-a-dia:

1. Tomar todas as prevenções para não proliferação do vírus: Isolamento total, limpeza diária com álcool gel em áreas críticas no ambiente de casa. Sair somente em caso muito necessário, tomando todas as medidas de segurança e saúde, como o uso de máscara e luvas.
2. Invista em um ambiente adequado – Procure cômodos da sua casa que sejam aptos para você exercer a sua atividade. Pense na ergonomia e disposição dos móveis, invista também em uma cadeira confortável, evitando que você tenha problemas de saúde, conforme especifica a NR17.
3. Garanta uma conexão estável: tenha um plano de internet capaz de suprir todas as suas necessidades. Invista em equipamentos de qualidade, um bom notebook ou desktop, boa impressora, se for preciso para o seu trabalho. Com uma boa internet, ligações por whatsapp são uma opção.
4. Tenha metas: É essencial que o líder do cartório dimensione tarefas para serem concluídas na semana, como elaboração de minutas, revisão e aprovação de documentos, alimentação de sistemas online, atendimento aos canais de atendimento e CEI, digitalização de documentos e do arquivo, entre outros.
5. Evite distração: Se você tem filhos, gato, papagaio, cachorro, estabeleça limites para eles. Crianças aprendem cedo, então comece cedo a deixar claro que, embora você esteja em casa, aquele é seu local de trabalho.
6. Comunique-se: Informe ao seu chefe quando abrir os trabalhos, mantenha contato frequente com ele. Faça com que ele se lembre que você existe.
7. Tenha uma lista de tarefas: Tenha uma lista exequível de tarefas a ser realizadas durante o dia e obrigue-se a cumpri-la. Disciplina é a palavra-chave. Você pode utilizar o Trello  para controlar suas atividades.
8. Utilize ferramentas para reunião: Algumas ferramentas gratuitas como Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts ou mesmo o WhatsApp, permite reuniões online com vídeo, compartilhamento de tela e chat. 
9. Cumpra seu horário: Se você tem um horário fixo de trabalho, deve cumpri-lo rigorosamente também quando está trabalhando de casa. Você pode utilizar a marcação do ponto online e utilizar o software Toggl que mensura o tempo utilizado pelo colaborador em cada atividade.
10. Precisa assinar um documento urgente? O Clicksign (clicksign.com) oferece gestão e assinatura de documentos com validade jurídica. O plano básico dá direito a cinco documentos por mês. Com a ferramenta, é possível assinar à distância documentos urgentes que não podem esperar o surto do Coronavírus.
11. Deseja compartilhar arquivos com alguém? O WeTransfer é um programa para compartilhamento de arquivos grandes pela Internet bastante útil para trabalho remoto. Na versão gratuita, é possível enviar até 2 GB de arquivos para até 20 e-mails.
12. Se precisa compartilhar arquivos nas nuvens, uma boa opção é compartilhar via Google Drive, DropBox, OneDrive,
13. Cuidado com as informações: Por fim, não custa lembrar, mesmo que você esteja em home office, assuntos sigilosos da Serventia continuam sendo sigilosos e devem ser tratados com muito cuidado sempre.
14. Faça pausas: utilize software como o pomodoro, para melhorar a sua produtividade e te avisar das pausas para ir ao banheiro, beber uma água, pegar um café. Essas pausas são fundamentais para espairecer as ideias e seguir para a próxima tarefa.

Em tempos de crise, os líderes tem que agir como um capitão de um barco. O capitão é mais necessário num naufrágio, do que no mar.  Quando o capitão foge para a casa para beber e deixa o navio afundando, ele mostra que não é apto para o cargo que exercia. Quando o capitão do navio não está lá tentando resgatar os sobreviventes, ele não é apto ao cargo. A liderança é testada na crise e não na tranquilidade. É a crise que nos molda, é a crise que nos estimula. É a coragem, a habilidade e a força que nos difere nesse momento de crise. Mantenha um plano estratégico para passar o próximo mês, o semestre e até mesmo o ano todo e faça a diferença na liderança do Cartório.

Essas dicas favorecerão pessoas que possuem empatia e comprometimento com o trabalho. Todos contra o coronavírus. Todos pela prevenção. Todos pela Vida. #fiqueemcasa

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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora, Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.  Contato: thais@inspirequalidade.com.br