Gestão de Cartório: 05 principais dicas para implantar a Gestão no Cartório e participar do PQTA 2021
Desde 2013 venho desenvolvendo uma metodologia para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade nos Cartórios. Essa metodologia é conhecida como o PIQ (Programa Inspire Qualidade) que já atendeu mais de 130 cartórios em todo o Estado do Mato grosso até hoje – além de outros cartórios em outros Estados – tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos.
O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.
Quem participa ou já participou do PIQ, tem uma grande orientação técnica profissional para participar do PQTA e atingir uma boa colocação nesta premiação que vem crescendo a cada ano.
Muitos titulares e gestores da Qualidade nos Cartórios tem me procurado, preocupados com os altos investimentos que o PQTA exige para manter uma boa qualificação. Eu sempre dou a mesma resposta a todos: “mas você já quer participar e ganhar diamante na primeira vez sem uma mentoria técnica profissional?” Bom, a maioria deles se convenceram de fazer a lição zero primordial para ingressar nesta Jornada da Qualidade: fazer uma das Imersões do PIQ com o apoio da AnoregMT e IEPTBMT que ocorrem todos os anos.
Quando se entende os requisitos, compreende a simplicidade e flexibilidade de uma Boa Gestão para a Qualidade no Cartório, possui uma orientação profissional especializada nas rotinas da Gestão de Cartórios Extrajudiciais e mantém um acompanhamento focado na aplicação do passo a passo para garantir resultados, certamente você obterá uma boa qualificação do PQTA ou de qualquer outro prêmio ou norma internacional que deseja conquistar, de acordo com seu comprometimento e esforço.
Por isso, listei alguns itens essenciais para que você inicie hoje o foco de melhoria da Gestão no seu Cartório sem precisar obrigatoriamente de uma consultoria para o PQTA:
1. Envolva sua equipe – a primeira dica que é essencial para iniciar qualquer programa da Qualidade no Cartório é o envolvimento das pessoas. Cultivar um rito de abertura, realizar treinamentos e reuniões sobre os conceitos da Qualidade, qualificar e educar nos direcionamentos para melhorar o conceito e aplicação da Qualidade, gerar um ambiente para participarem em contribuir com a implantação do programa é a base primordial para a sustentação do que for iniciado internamente. Ah, lembre-se sempre de registrar tudo isso!
2. Mapeie seus pontos fortes e oportunidades de melhorias – escute sua equipe, crie uma mentalidade de mudança e desenvolva canais para ouvir elogios, reclamações e sugestões de todas as partes interessadas. Use pesquisas, reuniões e classifique os comentários com demais ideias geradas entre pontos fortes, problemas atuais, oportunidades e ameaças internas e externas, já realizando uma análise crítica sobre todos os itens gerados.
3. Planeje as mudanças e crie objetivos a serem atingidos – com o item anterior, você conseguirá criar um plano de ação estratégico para curto, médio e longo prazo, inserindo responsáveis e prazos para a execução das melhorias e mudanças em questão. Você pode segmentar as ações pelas temáticas: Clientes e Sociedade, Processos Internos, Crescimento e Aprendizagem e por último, Financeiro. Com isso é possível incluir objetivos para cada temática e responder as perguntas: Porque é importante desenvolver todas essas ações para essa temática? O que quero atingir?
4. Crie metas e indicadores para cada objetivo – pense em formas de verificar se esses objetivos foram cumpridos e atingidos, através dos indicadores. Se um objetivo seu é por exemplo melhorar a satisfação dos clientes e você tem várias ações a serem realizadas, como você saberá que a satisfação dos clientes foi melhorada com a execução de todas essas ações? Bom, através da aplicação de uma pesquisa cuja a meta do resultado seja uma satisfação maior que 90% entre todos os pesquisados eu sugiro. Assim, você conseguirá perceber os resultados de todos os esforços realizados para atingir esse objetivo.
5. Acompanhe os resultados e melhore sempre – crie uma rotina periódica de se reunir com sua equipe para acompanhar as ações, sua eficácia e certifique se necessita de alguma melhoria como recursos, materiais, informações, equipamentos, mudança de meta, enfim, o que for útil e necessário para o cumprimento dos objetivos. Escute sua equipe. Crie padrões, mas seja flexível sempre. Revise, reavalie sempre o que foi feito. Sempre há formas de simplificar e aperfeiçoar o que já foi estabelecido.
Esses itens são os requisitos básicos para desenvolver uma Gestão de Qualidade no Cartório sem precisar necessariamente de uma Consultoria para PQTA.
Você deve entender essa Mentalidade da Gestão e Qualidade para que possa te guiar a conquistar resultados internos e elevar a motivação e o reconhecimento interno em toda a sua equipe. É impossível falar sobre Qualidade sem falar sobre Pessoas e sobre a Cultura que rege seu cartório. Lembre-se: O Cartório é a cara do dono! Se você não está feliz com a sua realidade, reflita. Recomendo que inicie “para ontem” esse Programa de Qualidade.
Você pode a qualquer momento tomar a decisão de iniciar essas dicas em seu cartório para iniciar a Jornada da Qualidade e compartilhar com colegas seus resultados e práticas estabelecidas. Você pode decidir também de solicitar um apoio técnico profissional de um administrador qualificado no desenvolvimento de Programas de Qualidade, já que é uma área privativa a esta profissão e claro, os ganhos são rápidos e pragmáticos. Também pode solicitar visitas técnicas, mentoria a distância ou qualquer outro tipo de apoio para iniciar o seu programa agora. O importante é começar!
Utilize dos apoios oferecidos com o melhor custo-benefício do mercado pela AnoregMT e pelo IEPTBMT para que você atinja resultados significados com a qualidade. Vejo você na premiação do PQTA! Juntos somos mais fortes!
Gostou deste artigo? Me envie seu comentário para que eu possa desenvolver outros artigos com temas de acordo com a sua dificuldade na Gestão do Cartório.
Thais Ribeiro é Especialista em Programas de Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Gestão de Pessoas. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Abre inscrições para Mentoria OnLine Expert em PQTA
O Expert em PQTA é uma mentoria Online de orientação e acompanhamento profissional para ajudar Cartórios a implantar os requisitos do PQTA.
Semanalmente, será realizado um encontro ao vivo para orientação da forma como implantar os requisitos e acompanhar as atividades que forem desenvolvidas durante o período.
As inscrições irão até o dia 30 de maio ou até o fechamento das vagas.
Serão disponibilizados apenas 10 vagas para essa Mentoria OnLine.
Inscreva-se em www.consultoriapqta.com.br/expertpqta ou pelo whatsapp (11) 97648-5776
Gestão para Cartório: Imersão da Qualidade é sucesso e impulsiona o PQTA
Nos últimos dias 13 e 14 de abril de 2019, conduzi a Imersão sobre Sistema de Gestão Básico para Cartório no Programa Inspire Qualidade, com parceria com a AnoregMT, o IEPTBMT e a EMNOR.
Foi um final de semana intenso com uma metodologia enxuta para ser aplicada nas rotinas práticas do Cartório e posteriormente com uma mentoria a distância para auxiliar os participantes a aplicar as práticas internamente.
No final do treinamento foi realizado a pesquisa de satisfação com quase 65% dos participantes. Os resultados a seguir foram bem positivos para o desenvolvimento e motivação geral dos participantes.
A pesquisa foi desenvolvida através do Customer Satisfaction Score (CSAT), uma das metodologias mais utilizadas para pesquisa de satisfação. Ela consiste em perguntar para o cliente como ele avalia a experiência com uma empresa/marca numa escala linear. Geralmente é usada para avaliar uma situação específica do cliente. Assim, o participante tem maiores chances de expressar seu nível de satisfação, aumentando-se o poder de discriminação entre os atributos.
A escala pode ser construída a partir de atributos como números (de 1 a 3, 1 a 5 ou 1 a 10) ou, então, com palavras (Excelente, Muito Bom, Bom, Indiferente, Precisa Melhorar, Ruim, Péssimo).
Primeiramente foi medido o nível de conhecimento sobre “Qualidade”, já que 47% dos participantes nunca haviam participado de um Programa de Qualidade, 53% já haviam participado com outros consultores. Por causa da grande maioria serem novos na metodologia do PIQ, sua auto avaliação foi de 59 pontos. No final do treinamento, essa pontuação aumentou para 135 pontos, com quase 230% de eficácia de agregação de valor e conhecimento aos participantes.
Ainda a pesquisa contou com a avaliação geral da consultora, da estrutura local, tempo de duração e qualidade do material, sendo:
- a avaliação da consultora o nível de satisfação foi de 95%, apontados de forma geral nos itens avaliados como clareza nas informações, conhecimentos práticos e teóricos, compartilhamento de experiência, métodos e técnicas utilizadas e qualidade nas respostas e perguntas dos participantes.
- A estrutura foi bem avaliada com 98%.
- Já a qualidade dos materiais impressos foi de 93% e o tempo de duração foi o menor avaliado, com 77%.
- O nível geral de satisfação do treinamento finalizou com a média de 92%, acima da meta organizacional da Íntegra, que é de 90%.
Além dessas perguntas de práxis de treinamento, foram pesquisados outros itens importantes a saber:
- 84% dos participantes afirmaram que o conhecimento adquirido é aplicável para o cartório; 6% disseram que um pouco aplicável; 3% que não é aplicável; 6% não responderam.
- 97% dos participantes afirmaram que o conhecimento adquirido é muito importante e gera impacto e melhorias para o cartório; 3% não responderam.
- 50% dos participantes afirmaram que o conhecimento adquirido é um muito difícil para implantar no cartório; 25% disseram que não é difícil; 22% que é difícil; 3% não responderam.
- 47% dos participantes afirmaram não havia realizado as práticas de Gestão e Qualidade corretamente no cartório; 31% disseram que adotaram um pouco das práticas corretamente no cartório; 16% que adotam corretamente as práticas no cartório; 6% não responderam.
Talvez os ganhos maiores foram verdadeiramente retratados nos comentários, onde mais de 95% estavam saindo motivados, preparados para implantar o programa de Qualidade internamente.
O Programa Inspire Qualidade (PIQ) é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade, que adota normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19601 entre outras como guia de sua formação, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial. Mantém parceria ativa com a AnoregMT e o IEPTBMT, entidades de classe que oferecem subsídios para acesso de seus associados.
O PIQ também está alinhado com os propósitos da Anoreg BR e com o PQTA no objetivo de melhorar a eficiência dos processos, atendimento ao usuário e a imagem institucional dos cartórios no mercado.
Devido a esse alinhamento de objetivos, a pesquisa mostrou que 75% dos participantes irão participar do PQTA esse ano; 9% talvez participem; 6% não irá participar e 9% não responderam.
Portanto podemos concluir que o trabalho desenvolvido diretamente com os parceiros AnoregMT, IEPTBMT, EMNOR estão a cada ano, fortalecendo a classe no Estado, agregando valor a realidade dos cartórios associados, criando novas de atingir a sociedade com programas sociais como o Cartório Amigo, cursos, treinamentos e outras ações para a melhoria da Gestão e Qualidade das Serventias, sem precisar de altos investimentos para consultoria em PQTA, e ainda, é altamente sustentável e focada na economia colaborativa.
Thais Ribeiro é Especialista em Programas de Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Gestão de Pessoas. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Apresentações gráficas dos resultados
Gestão para Cartório: Como foi a visita que fiz em um Cartório no Japão
Compartilhei essa experiência com alguns amigos Titulares e eles disseram: Thais, é importante você compartilhar esse tipo de vivência com outros colegas. Isso é muito interesse!
Por eles, vou descrever minha experiência ao visitar um Cartório na cidade de Toyohashi no Japão, em março de 2019.
Primeiro tentei pesquisar sobre o cartório no google. Pelo idioma, tive muita dificuldade de encontrar qualquer coisa sobre isso. Em Toyohashi, a prefeitura possui um serviço de intérpretes para brasileiros. Foi lá meu ponto de partida!
Descobri lá, que a prefeitura é responsável por todas as atividades derivadas ao Registro Civil. O prédio é bem grande, muito bem preservado, estruturado e contém intérpretes em português para a utilização dos serviços públicos como pode ver acima.
No Japão, a hierarquia é seguida a risca e ninguém faz nada sem pedir autorização. É bem burocrática essa parte. A interprete pediu autorização e liberação da sua área para me acompanhar até a área do registro civil, para que eu pudesse fazer algumas perguntas e conhecer um pouco mais sobre a atividade.
Fui recepcionada pelos chefes do departamento, muito atenciosos e disponíveis para responder minhas perguntas. Me acolheram em uma sala de reunião, responderam meus questionamentos e até mesmo me entregaram modelos dos formulários que eles utilizam em seu processo.
A prefeitura tem passado por um processo de atendimento de qualidade nos últimos anos. Não é um programa, mas uma rotina de treinamentos durante o ano como atender telefone, atender estrangeiros, atendimento no balcão que faz realmente a diferença na prática.
Lá, me informaram que todo o Registro Civil é realizado pelas prefeituras conforme cada província e que recebem verba para operar a estrutura geral. Todos são funcionários públicos e alguns casos, podem contratar CLT. Os registros são gratuitos e alguns podem ser entregues em horas e outros como casamento, pode levar até uma semana para registro. Mas não existe prazo definido. É tudo sob demanda e seguem o protocolo de atendimento. Também é cadastrado as assinaturas de reconhecimento na prefeitura pelo Inkan, para realizar transações comerciais pelos cidadãos, para realizar posteriormente o reconhecimento de firmas e autenticações diretamente pela Receita Federal.
O Inkan não é um simples carimbo, pois está presente no cotidiano, desde receber cartas registradas, alugar um imóvel, abrir conta bancária, assinar um contrato de trabalho, solicitar um financiamento ou cartão de crédito, comprar um carro ou imóvel, entrar na escola ou faculdade, ser avalista, receber prêmio de seguradora ou herança, registrar nascimento de filho, casamento, divórcio. Todo documento oficial ou não, que utiliza uma assinatura no Ocidente, no Japão utilizará o carimbo pessoal, inkan. PS: Achei um site que possibilita criar uma imagem com os caracteres do nosso sobrenome. Se quiser brincar um pouco, basta acessar esse site.
Registro de imóveis e Registro de Títulos e Documentos é operado diretamente pelo Ministério da Justiça. O Cartório em si, pelo que entendi, opera as atividades do Tabelionato de Notas e algumas atividades de apoio ao Ministério da Justiça nos demais serviços.
Por causa do idioma, foi bem difícil conseguir essas simples informações. Agradeci e me despedi dos responsáveis que se disponibilizaram neste tempo para me dar toda a atenção possível. Me deixaram o contato do cartório da cidade, que era bem próximo ali, uns cinco quarteirões.
Na foto acima, esse é o balcão de atendimento do Registro Civil e outros tipo de documentos que são emitidos pela prefeitura como o RG do país. Poucas filas, rápido atendimento, bem sinalizado, balcão ilha de apoio a coleta de documentos, cartilhas explicativas dos serviços oferecidos, caixa bancário e outras conveniências para brasileiros que ali residem.
Ao visitar o Cartório da cidade, a estrutura é bem simples, bem pequena e conta com apenas 4 funcionários para atendimento. Fui com um intérprete e chegando lá fui surpreendida que deveria ser agendado horário para atendimento e não só isso, pegar a devida autorização da Anoreg inclusive das perguntas que o Titular deveria me responder, já que eu não era cidadã japonesa e qualquer informação mesmo que pública, deveria ser aprovada pela Anoreg.
O Titular ficou muito bravo com a minha presença. Eu não sei nada de japonês, mas a leitura corporal que fiz dele, parecia que queria chamar a polícia por eu ter descumprido uma regra do atendimento. Descumprir regras no Japão é ofensa, que pode gerar danos morais. Ser deportada seria talvez uma das decisões judiciais para um ato tão inocente que tinha feito neste dia. O titular sem menor paciência, já foi nos empurrando para fora do cartório.
Eu entrei em contato com a Anoreg em Tokyo por email, mas sem retorno. Os japoneses tem sua cultura própria, seguem padrões, respeitam hierarquias. Pode ser que o primeiro impacto seja negativo para quem não conheça a fundo sua filosofia, mas se entender todo o contexto cultural de padrões, processos e hierarquia que tanto se fala nos livros de Gestão de Qualidade, tenho a afirmar que eles cumprem devidamente o que é estabelecido para ser feito e da forma que deve ser feita, independente de quem quer que seja.
O Japão tem sua “marca registrada” de Qualidade devido aos padrões estabelecidos no Gerenciamento de Rotina. Um padrão quando adotado para ser modificado ele deve ser “testado e devidamente aprovado” que fornecerá resultados melhores do que o atual e esse caminho de testes e aprovações, seguem novas regras para aprovar o novo padrão.
Parece redundante, mas eles adotam processos para tudo e seguem a risca o que pode tornar talvez uma simples mudança e adaptação, como morosa e burocrática. Contudo a garantia da qualidade ou do zero defeito pode ser quase sempre atendida. Todas as variáveis são estudadas e testadas, organizadas e gerenciadas através da formalização dos processos, rotinas e tarefas estabelecidas para que haja o melhor resultado possível. Tudo o que se inicia, é finalizado dentro dos padrões. E não só isso, as pessoas são tão bem treinadas e educadas, que vivem esse padrão.
Claro que as estruturas dos padrões possuem melhores percepções nas atividades de produtos do que nas atividades de serviços. As fábricas possuem a tecnologia a seu favor, para eliminar qualquer tipo erro humano. Os processos principais de fabricação são conduzidos por robótica e apenas na estrutura de verificação e finalização dos processos que possuem operadores humanos. São rigorosos com metas e estabelecem metas tanto para a equipe quanto individuais. São rigorosos com a segurança no trabalho. Toda a gestão dos resultados é colocada em painel para acesso de todos os colaboradores através de indicadores. Técnicas de Kanban, Just in Time e Kaizen são as ferramentas padrões mais utilizadas. Como eu sei sobre isso? Minha prima e seu marido trabalham em fábricas e acompanhei na semana a rotina deles também quando estive por lá.
A minha experiência no Japão foi bem rápida e o pouco que tive contato com a cultura, levam tudo muito a sério, tornando algumas coisas inflexíveis e burocráticas. Inclusive sobre o idioma, é mito pensar que eles sabem inglês, pois não sabem! Talvez pelo fato histórico da 2ª Guerra Mundial. A dificuldade de comunicação aqui é muito grande, o que faz perceber que estão fechados para algumas ações de globalização, já que eu estava no interior e em uma cidade considerada grande e desenvolvida na província de Aichi. Eu senti que eles não gostam de turista também, aquela máxima que “visita incomoda as vezes o dono da casa, mudando toda a sua rotina”. O que me fez pensar assim foi quando precisei acionar o seguro para utilizar o sistema de saúde deles.
Quando acionei o seguro, levaram mais de 5h para me dar um retorno de hospital que poderia me atender e pior, apenas em japonês. O hospital só atende das 8h ás 11h e o seguro não disponibilizava interpretes. Ainda assim, por saberem apenas japonês não conseguia ir ao hospital pois não conseguia chamar taxi. Lá não existe Uber ou apps para taxis.
Desisti de ir ao hospital. As chances de não me compreenderem e me medicarem errado era grande. Foquei em ações de medicina caseira, chá de gengibre, muita água e limpeza das vias nasais com água e sal, já que eu estava com a sinusite e rinite atacada. Nome popular: funcosho, devido a florada dos Sakuras, a polinização é bem forte por aqui e os turistas sofrem!
É uma experiência bem diferente. É um país fortemente ligado a sua cultura, diferenciado por isso. Uma experiência única. Por conta de tantos desatres naturais e histórias de calamidades, incluindo vulcões, tufões, inundações, terremotos e tsunamis, o Japão já aprendeu até demais da conta sobre a arte da reconstrução após a destruição. Nem me lembre da Segunda Guerra Mundial que deixou consequências terríveis, incluindo as duas bombas atômicas.
O Japão sempre consegue se recuperar e ficar ainda mais forte independente de sua crise ou obstáculo. Isso é consequência da sua cultura que valorizam o coletivo e trabalham duro em pró de todos e não só de um. Dizem que só quando um país vive uma crise que se pode conhecer o verdadeiro caráter do seu povo e o Japão já teve a chance de mostrar isso diversas vezes.
Isso porque, em um país sem crises é muito fácil dizer que o povo é paciente, compreensivo ou cooperativo. Mas é só uma crise ou tragédia acontecer para sentirmos na pele a dimensão exata que algumas palavras têm, como bondade, compaixão e solidariedade, palavras que muitas vezes enchemos a boca para dizer, mas que na verdade não sabemos seu verdadeiro valor e nem sua real proporção.
O pragmatismo, a persistência e o foco em atingir aquilo que é preciso, faz com que o cidadão japonês pareça frio, mas eles só estão focados naquilo que é preciso, no agora, com o mínimo de esforço preciso, seguindo o que deve ser seguido, para manter a paz e a ordem local, seja ela interna (dentro de cada um) ou externa (o que se pode ver com os olhos ao seu redor). E claro, a disciplina é inspiradora!
Inscrições abertas para o PQTA 2019
PQTA 2019 contará com duas modalidades, com o objetivo de permitir a maior participação das pequenas unidades do País
Estão abertas as inscrições para o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR. Nesta 15ª edição, o PQTA contará com duas modalidades de premiação: Pequenos Cartórios – para aqueles com até cinco colaboradores; e Médios e Grandes Cartórios – acima de cinco colaboradores. Clique aqui e faça sua inscrição.
Promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil (Anoreg/BR), o PQTA tem como principal objetivo auditar e premiar os serviços notariais e de registro de todo o País. Neste intuito, a criação de duas modalidades diferentes de premiação visa possibilitar a participação de todas as serventias do país no certame.
“Neste ano, o PQTA terá duas modalidades para que possamos realmente ter cartórios de pequeno porte, com até cinco colaboradores, galgando o Prêmio Diamante. Então, os requisitos são os mesmos para todos, mas as condicionantes para os Prêmios Ouro e Diamante são diferenciadas em virtude das especificidades dos cartórios pequenos”, afirma a diretora de qualidade da Anoreg/BR e coordenadora do PQTA, Maria Aparecida Bianchin Pacheco.
O PQTA 2019 terá nove critérios de avaliação das unidades: Estratégia, Gestão Operacional, Gestão de Pessoas, Instalações, Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho, Gestão Socioambiental, Gestão da Informatização e do Controle de Dados, Gestão da Inovação e Compliance. Neste ano, o Prêmio Destaque será concedido à serventia com as melhores práticas no quesito Gestão da Inovação.
“Nos últimos anos, o PQTA vem conferindo Prêmio de Destaque para os cartórios que demonstrem a adoção de práticas inovadoras em determinado requisito. Neste ano, o Prêmio Destaque será para Gestão da Inovação com eficiência, ineditismos e com o que chamamos de ‘efeito multiplicador’. Ou seja, a Gestão da Inovação tem que atingir o usuário dos nossos serviços. A população tem de sentir que algo está sendo feito por aquele cartório para modificar, simplificar, descomplicar as suas atividades”, explica Maria Aparecida Bianchin Pacheco.
Como forma de garantir a integridade nas notas, o PQTA 2019 contará mais uma vez com a auditoria independente da APCER Brasil, que faz parte do Grupo de Associação Portuguesa de Certificação, organismo referência do setor da certificação na Europa e presente nas Américas, África, Oriente Médio e Ásia. Cada critério gera uma pontuação que totaliza a premiação nas categorias: Bronze, Prata, Ouro e Diamante.
“O objetivo do Prêmio Qualidade Total Anoreg/BR é justamente incentivar as serventias notariais e registrais a se aprimorarem, prestando serviços de qualidade e agilidade. E os reflexos são evidentes nas administrações dos cartórios, que hoje apresentam uma gestão mais moderna, utilizando os novos recursos disponibilizados pela era digital”, afirma o presidente da Anoreg/BR, Claudio Marçal Freire.
Corregedoria
Pelo
segundo ano consecutivo, o PQTA contará com o apoio oficial da
Corregedoria Nacional de Justiça. “O Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR
é uma iniciativa que vai ao encontro do trabalho da Corregedoria, pois,
além do prêmio, ajuda a disseminar boas práticas que possam inspirar
outros cartórios na busca da excelência na gestão de sua serventia e na
prestação dos serviços oferecidos”, disse o corregedor nacional de
Justiça, ministro Humberto Martins.
Presente na cerimônia de entrega do PQTA 2018, o juiz da Corregedoria do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJ/SP), Marcelo Tossi, afirmou que a iniciativa da Anoreg/BR é extremamente louvável. “Todos que trabalham com o extrajudicial, sejam notários, registradores ou o Poder Judiciário, sempre buscam a melhoria na qualidade dos serviços. A iniciativa da Anoreg/BR de instituir um prêmio de qualidade mostra que a classe de notários e registradores tem como meta também prestar o melhor serviço para a população. E nisso o prêmio é essencial e de grande relevância”, afirmou ele.
“O Prêmio da Anoreg/BR é um incentivo para que notários e registradores exerçam suas funções com qualidade. Desta forma, eu conclamo a todos os notários e registradores que participem da premiação”, também comentou o juiz auxiliar e secretário-geral adjunto da Presidência do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), juiz Márcio Evangelista Ferreira da Silva.
Sobre o PQTA
Instituído em
2005, o PQTA busca fomentar entre notários e registradores a ideia de
que um atendimento de qualidade e uma gestão eficiente são essenciais
não apenas para a melhoria do ambiente de trabalho de notários e
registradores, mas também, como forma de aumentar a satisfação dos
usuários e gerar bons frutos para o setor.
A 14ª edição do Prêmio – entregue em novembro de 2018 – bateu recorde no número de inscritos: foram 201 cartórios de 24 estados brasileiros, além do Distrito Federal – um aumento de 55% em relação a 2017. No comparativo entre as últimas sete edições, os números são ainda mais significantes: de 2012 a 2018 houve um crescimento de mais de 300% no número de inscritos: de 43 para 201 cartórios.
O PQTA 2018 também bateu recorde no número de premiados, com 181 cartórios sendo reconhecidos. Com 36 unidades, o Estado de São Paulo foi o recordista de serventias premiadas, ganhando ainda o destaque de Estado com o maior número de inscritos. Na sequência, vieram os Estados de Goiás, com 27 representantes, Mato Grosso, com 26 serventias ganhadoras, e Santa Catarina, com 16.
As inscrições para a 15ª edição do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR se encerrarão às 18h do dia 14 de junho de 2019. A cerimônia de entrega da premiação será realizada durante o XXI Congresso Brasileiro de Direito Notarial e de Registro, que será realizado entre os dias 27 e 29 de novembro na cidade de Aracaju, em Sergipe.
Notários e registradores participam do Programa Inspire Qualidade
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| Neste sábado e domingo (13 e 14 de abril), dezenas de notários, registradores e colaboradores de cartórios participaram da 3ª Edição do Programa Inspire Qualidade Total nos Serviços Notariais e Registrais (PIQ-MT), realizado na sede da Associação dos Notários e Registradores do Estado de Mato Grosso (Anoreg-MT), em Cuiabá. |
| O treinamento foi ministrado pela consultora Thaís de Paula Ribeiro, responsável por transmitir aos participantes conhecimentos, experiências e técnicas sobre como analisar ambiente interno e externo; construir um planejamento estratégico; padrões de trabalho para aumentar a produtividade e qualidade interna; como iniciar um plano de mentalidade e ações para prevenção de riscos de negócios; dentre outros métodos. |
| “A base da mudança é a conscientização. Para ter essa conscientização, preciso saber onde estou e onde quero chegar, qual o resultado que quero atingir. Para sair do ponto A e chegar ao ponto B, há um caminho a percorrer, o qual pode ser feliz, triste, posso chorar, sorrir, precisar de alguém. Não sabemos o que enfrentaremos, mas o objetivo está traçado e o esforço compete a cada um de nós. Se estamos trabalhando em prol da mudança, é mais fácil enfrentar o cenário. Temos que começar fazendo o trabalho de casa, reconhecendo que precisamos mudar, nos aperfeiçoar para que nossas ações resultem na satisfação dos nossos clientes. Não é fácil, mas muito gratificante”, salientou Thaís Ribeiro. |
Participarem do curso notários, registradores e colaboradores dos cartórios de Cuiabá, Várzea Grande, Cáceres, Primavera do Leste, Campos de Júlio, Sapezal, Distrito de Capão Grande, Alto Paraguai, Poxoréu, Juara, Novo São Joaquim, Nossa Senhora do Livramento, Nova Mutum, Barra do Garças, Rondonópolis, Vera, Porto dos Gaúchos, Confresa e Guarantã do Norte.
Assessoria de Imprensa Anoreg-MT
imprensa@anoregmt.org.br
www.facebook.com/anoreg/mt
(65) 3644-8373
Fonte: http://anoregmt.org.br/portal/conteudo,15618,0,2,nt,not-rios-e-registradores-participam-de-curso-de-qualidade.html
Corregedoria recomenda o Programa Inspire Qualidade para Cartórios
A Associação dos Notários e Registradores do Estado de Mato Grosso (Anoreg-MT) realizará nos dias 13 e 14 de abril a 3ª Edição do Programa Inspire Qualidade Total nos Serviços Notariais e Registrais (PIQ-MT) e a Corregedoria-Geral da Justiça recomenda que todas as serventias do Estado participem, inclusive tendo enviado ofício com essa finalidade.
O treinamento terá início às 9h, na sede da Associação, em Cuiabá, e, objetivando reunir o maior número possível de serventias, os valores da inscrição estão divididos em três formas:
| Categoria da serventia | Valor serventia associada | Valor serventia não associada |
| Serventias grandes (arrecadação de 20%) | R$ 200,00 por pessoa | R$ 300,00 por pessoa |
| Serventias médias (arrecadação de 17,5%) | R$ 100,00 por pessoa | R$ 200,00 por pessoa |
| Serventias pequenas | R$ 50,00 por pessoa | R$ 100,00 por pessoa |
| Serventias deficitárias | R$ 25,00 por pessoa | R$ 50,00 por pessoa |
Para atender a alguns pedidos das serventias que são interinas, a Associação protocolou requerimento na Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Mato Grosso solicitando que as despesas com o curso pudessem ser lançadas no Sistema Gestão Integrada dos Foros Extrajudiciais e Judicial (GIF).
A capacitação será ministrada pela consultora Thais de Paula Ribeiro, um laboratório prático de aplicação das principais normativas ISO9001 e NBR15906, estabelecendo boas práticas para a implantação de um sistema de gestão da qualidade dentro de uma serventia. Após os encontros presenciais, ela ficará à disposição dos participantes do treinamento por um período de 30 dias, por intermédio de grupo no WhatsApp.
Para fazer a inscrição, clique aqui.
Assessoria Anoreg
Fonte: http://anoregmt.org.br/portal/conteudo,15575,0,2,le,corregedoria-recomenda-que-serventias-participem-de-programa-de-qualidade.html
AnoregMT e IEPTBMT lançam o Programa Inspire Qualidade
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A Associação dos Notários e Registradores do Estado de Mato Grosso (Anoreg-MT) informa a todas as serventias que ainda não participaram do Programa Inspire Qualidade Total nos Serviços Notariais e Registrais (PIQ-MT) que estão abertas as inscrições para a terceira edição do programa focando mais uma vez a gestão para cartórios. O treinamento será realizado nos dias 13 e 14 de abril, na sede da Associação, em Cuiabá.
A capacitação será ministrada pela consultora Thais de Paula Ribeiro, um laboratório prático de aplicação das principais normativas ISO9001, PQTA e NBR15906, estabelecendo boas práticas para a implantação de um sistema de gestão da qualidade dentro de uma serventia. Após os encontros presenciais, ela ficará à disposição dos participantes do treinamento por um período de 30 dias, por intermédio de grupo no WhatsApp.
Para atender a alguns pedidos das serventias que são interinas, a Associação protocolou requerimento na Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Mato Grosso solicitando que as despesas com o curso pudessem ser lançadas no Sistema Gestão Integrada dos Foros Extrajudiciais e Judicial (GIF).
Segue abaixo a tabela com os valores do curso para que seja possível a participação de todas as serventias que ainda não participaram de programas de qualidade, sendo eles classificados por categoria:
| Categoria da serventia | Valor serventia associada | Valor serventia não associada |
| Serventias grandes (arrecadação de 20%) | R$ 200,00 por pessoa | R$ 300,00 por pessoa |
| Serventias médias (arrecadação de 17,5%) | R$ 100,00 por pessoa | R$ 200,00 por pessoa |
| Serventias pequenas | R$ 50,00 por pessoa | R$ 100,00 por pessoa |
| Serventias deficitárias | R$ 25,00 por pessoa | R$ 50,00 por pessoa |
Clique aqui para fazer a inscrição.
Assessoria de imprensa AnoregMT
Link Fonte: http://anoregmt.org.br/portal/conteudo,15554,0,2,nt,anoreg-mt-abre-inscri-es-para-3-edi-o-do-programa-inspire-qualidade.html
Link: http://anoregmt.org.br/portal/conteudo,15543,0,2,nt,anoreg-mt-oficio-circular-220-2019-3-edi-o-do-programa-inspire-qualidade-total-nos-servi-os-notariais-e-registrais.html
Gestão de Cartório: O Perfil do Cartório que participa do Programa de Qualidade
Olhe para essa imagem:
Vamos lá: lápis e papel nas mãos! Responda as perguntas abaixo:
O que cada gráfico mostra?
Qual a diferença entre os gráficos?
Qual a mensagem cada um quer passar?
Como você os interpreta?
Qual a semelhança desses gráficos com as rotinas de seu Cartório?
Que tipo de mentalidade é empregada?
Olhe bem para eles e reflita por alguns minutos.
A imagem acima, apesar de parecer muito simples, esconde o segredo de um Programa de Qualidade de um Cartório de Sucesso.
Que tipo de Cartório você vem criando no decorrer de sua delegação?
Vamos entender cada uma das figuras e o que elas representam na atividade da Gestão Cartorária:
FIGURA A – CARTÓRIO COM MENTALIDADE “FANTASMA”
É aquele que começa algo, executa as atividades, têm os resultados e depois simplesmente para, abandona, não dá prosseguimento, ou acaba no esquecimento. Volta à estaca zero, ao padrão antigo. Não vê resultado. Uma vaga lembrança de que um dia poderá ser feito de novo. Existe pouco ou quase nenhum envolvimento com os colaboradores, apenas uma orientação do que tem que ser respondido na auditoria; cria-se um check list com perguntas e respostas para cada colaborador estudar, decorar e responder na auditoria. Cartório neste perfil preza pelo “alto reconhecimento com o mínimo esforço” ou seja, algumas semanas antes da auditoria é uma loucura aquele lugar! Geralmente contrata um consultor para a demanda específica de colocar os “papéis e treinamentos da Qualidade” em ordem. Depois que passa a auditoria, tudo volta a sua normalidade, inclusive os falsos sorrisos no rosto de seus colaboradores que certamente mentiram que gostam de trabalhar ali. É movido pela ânsia em ter um certificado ou premiação de qualquer forma, ou por medo de descobrirem suas deficiências ou por raiva e deseja mostrar que é superior as outras pessoas, neste caso outros cartórios. A linha de tendência azul mostra claramente que não houve nenhum ganho específico sobre as ações praticadas. Em outras palavras, Gestão não existe, fica apenas nos contos ou a Gestão até existe, mas ela não é real.
FIGURA B – CARTÓRIO COM MENTALIDADE “DECLINADA”
É aquele que começa algo, executa as atividades, mas que vai enfraquecendo na medida do tempo, ou por complexidade da atividade, ou pelo nível de competência das pessoas ou pelo porte/estrutura/recursos do cartório ou porque deixou de se importar. Cartório neste perfil chegou a acreditar nas atividades exercidas para a Qualidade e por algum motivo, deixou de se importar, deixou esfriar e não participa mais de certificações ou premiações, já que o objetivo foi cumprido. Aparecem ai dois tipos de pensamento: “já atestei a minha Qualidade e não preciso mais gastar com isso” ou “esse programa só me toma tempo e dinheiro, não tenho retorno com isso”. A linha de tendência azul, mostra claramente que existe um desgaste na Gestão e uma possível insatisfação interna pelos maus resultados obtidos durante o tempo, até chegar ao ponto que Gestão da Qualidade deixa de existir. Volta ao padrão antigo de antes do iniciar o Programa.
FIGURA C – CARTÓRIO COM MENTALIDADE “COMPROMISSO COM A QUALIDADE”
É aquele que começa algo, executa as atividades, pode enfraquecer um nível muito aceitável na medida do tempo, mas que sempre está adotando novas atividades para impulsionar novas facilidades e resultados internos. Já consegue envolver seus colaboradores a participarem do Programa da Qualidade A melhoria e evolução parece ser pequena durante o ano, mas quando se olha um ciclo de três anos, percebe o tanto que evoluiu de um ano para o outro. Já consegue ter resultados significativos. As atitudes de todos são congruentes com a Mentalidade da Qualidade. Os problemas são solucionados com a participação de todos, busca-se a causa e nunca culpado. Cartório neste perfil acredita e investe tempo e recursos com o melhor que pode oferecer naquele momento. Sempre participa de movimentos de grupos de estudo para melhorar sua aprendizagem com outros colegas. A linha de tendência azul mostra claramente a evolução e os ganhos positivos durante o tempo, possivelmente as pessoas trabalham satisfeitas e suas performances são devidamente avaliadas e desenvolvidas. A Gestão mais fácil e lucrativa que se pode ter.
FIGURA D – CARTÓRIO COM MENTALIDADE “QUALIDADE TOTAL”
É aquele que começa algo, executa as atividades e incorpora inovações e aperfeiçoamentos significativos para a expansão da melhoria de seus processos internos. Gera um salto grande nos resultados internos, pois já faz muitos anos que vem aperfeiçoando seus processos internos. Já é possível ver ações de inovações de práticas, tecnologia, disseminação dentro do Cartório. O ambiente se respira Qualidade, todos tem a mesma responsabilidade e atribuição para promover decisões, ideias e conhecimento os processos e para a própria equipe. A figura Titular sai da posição “dono” e se torna “parte” da equipe. Os problemas são vistos como geração de ideias e oportunidades de melhorias. A comunicação é direta e assertiva, ninguém tem medo de falar o que pensa para a evolução de tudo e todos. Faz rodízio de participação de colaboradores nos grupos de estudo com outros colegas cartorários. Compartilha suas práticas e resultados. Ensina, visita e abre as portas para quem precisa de uma ajuda para começar uma nova Mentalidade de Qualidade. A linha de tendência azul mostra claramente o pico de ganho da evolução das atividades durante o tempo. A Gestão é mais desafiadora e gera ganhos elevados para todos.
E aí, qual destas mentalidades você tem vivido dentro do seu Cartório?
É o tipo de mentalidade instaurada na cultura organizacional que irá definir o conceito de resultados dentro do Cartório. E se você deseja mudar essa mentalidade, é necessário entender a situação atual e onde quer chegar, ou seja a situação desejada.
Eu acredito que você esteja lendo com muita atenção para conseguir entender tudo isso….
Preste bastante atenção!
É imprescindível saber o que deseja atingir com a sua delegação dentro do Cartório. Quando se dedicou tanto tempo estudando para passar no concurso, o que te fez mover para isso? Qual o seu PROPÓSITO? Só assim é possível determinar uma Mentalidade Rica para a Qualidade.
Se você é um Titular de um cartório, sua meta deve ser participar de um Programa de QUALIDADE, como por exemplo o PQTA.
Naturalmente, você pode conseguir alcançar o mesmo resultado, mudando sua forma de fazer as coisas, com mais agilidade, menos retrabalho, mais assertividade, com uma equipe capacitada e um ambiente interno que seja reconhecido por toda a sociedade como o melhor lugar para se trabalhar na cidade. Demonstrando o seu real valor com um Programa de Qualidade.
Preste bem atenção no que eu vou te falar: Os Titulares ficam tentando certificar ou ganhar prêmios ou atingir o reconhecimento seguindo o raciocínio: “Eu preciso apenas do certificado para melhorar a imagem institucional e/ou cumprir a solicitação de uma exigência legal do CNJ.”
PARE COM ISSO! É completamente diferente disso!
Quando você toma a decisão de participar do movimento para possuir uma certificação, você tem que lembrar que está mexendo com a expectativa da sua equipe, que muito provável é diferente da sua expectativa.
A sua equipe não é boba e nem imatura. Ela tem acesso as mídias sociais, ela também participa de eventos da classe, compartilham informações com outras pessoas que também trabalham em Cartórios e sabem como funciona um Programa de Qualidade com Resultados.
Ela tem uma referência do que é Qualidade. Quando você diz que vai fazer o Programa apenas para obter um certificado para cumprir uma norma do CNJ ou para mostrar para a sociedade que também tem um troféu na prateleira, ela se motiva para isso, buscando aquela referência mental que possui de um Cartório de Qualidade e quando você não cumpre o que diz, isso cai em descredibilidade e as primeiras pessoas em saíram falando mal do seu cartório será a sua equipe! E mesmo que elas não falem, a sociedade perceberá que nada mudou e a descredibilidade aumentará exponencialmente.
Mas pode ser também que sua equipe já está tão acostumada com seu Estilo de liderança, que elas podem chegar a pensar que o Cartório que vivem da Qualidade é que estão errados, que esse modelo não existe, que tudo é mentira. Elas refletem apenas aquilo que você fala e pratica diariamente dentro do seu Cartório.
Quando você toma a decisão de implantar um Programa da Qualidade, você tem que ir até o fim. Se comprometer, se entregar ao processo, se permitir passar por tudo e se você seguir todas as minhas recomendações, você consegue perceber as melhorias rapidamente.
Você consegue esperar 3 meses para implantar QUALIDADE ou 10 meses para ser Diamante?
Se você consegue esperar e não precisa desesperadamente de um certificado qualquer para “atestar” a sua QUALIDADE, a minha conversa é com você.
Quando você pensa em iniciar um Programa da QUALIDADE, em resolver seus problemas atuais, ver evolução no trabalho, ver resultados na forma de trabalhar em equipe, ganhar elogios de clientes, demonstrar a sua importância para a sociedade, tudo fica extremamente mais fácil e simples.
Você não precisa ser um cartório grande e rico, não precisa ter altos investimentos, não precisa fazer reformas estruturais, não precisa ter gastos altos com consultoria, tudo fica absurdamente mais fácil e simples.
E aqui vem a GRANDE chave para esse sucesso. Presta bem atenção nisso: quando você cria uma mentalidade para a mudança da cultura interna do seu Cartório, você pode entregar uma experiência diferente ao seu cliente, pois você tem naturalmente habilidades e pessoas competentes para que isso aconteça.
Se você tomou consciência sobre o estado mental criado em seu Cartório e reconhece que precisa mudar, você pode fazer 2019 diferente. Se você estiver determinado a começar certo, com um grupo de Cartórios que também tem o mesmo foco que você, para poder compartilhar experiências, ideias, sugestões e informações e ainda, possuir um acompanhamento e uma orientação direta de uma Especialista em Programa de Qualidade que gere resultado para você e para sua equipe, ensinando o passo a passo para você conseguir essa mudança, você tem que conhecer o Grupo de Mentoria OnLine do Inspire Qualidade.
O Programa Inspire Qualidade é adotado desde 2013 nos cartórios do Estado de Mato Grosso com parceria com a AnoregMT, promovendo o estabelecimento da Gestão e Qualidade, mudança de Mentalidade e foco em resultados, que geram o reconhecimento da sociedade na melhoria da prestação dos serviços dos participantes.
Acesse o site www.inspirequalidade.com.br e use o cupom de desconto exclusivo para nossos leitores do Blog.
E lembre-se: mais cedo ou mais tarde, você será cobrado pela verdadeira QUALIDADE. Ou pelos seus clientes, ou pelos próprios colaboradores, ou pela Corregedoria… Não importa. Esse dia virá. As pessoas não estão mais tolerando prestação de serviços em Cartórios sem QUALIDADE. E isso não tem nada haver com premiações na parede!
Thais de Paula Ribeiro
Mestranda. Administradora. Criadora do Programa Inspire Qualidade, palestrante e escritora. Especialista em Programas de Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISOs, Gestão de Pessoas e Mudança de Cultura Organizacional. E-mail: falecom@thaisribeiro.com
Notários e Registradores recebem certificados do PIQ
| Dezenas de notários e registradores atuantes no Estado de Mato Grosso receberam certificados de participação no “Programa Inspire Qualidade Total – Desafio 90 dias” (PIQ-MT) durante a realização da confraternização da entidade, ocorrida no início deste mês. O programa, promovido pela Associação em parceria com a Íntegra Soluções Empresariais, teve o objetivo de estudar mecanismos de implantação de um sistema de gestão da qualidade e boas práticas nos cartórios de Mato Grosso. |
| A consultora Thaís Ribeiro, responsável por acompanhar os notários e registradores durante os 90 dias, informou que a meta foi cumprida. “O desafio foi criado para provocar novas mentalidades voltadas ao padrão de qualidade. Acredito que conseguimos atingir a meta, pois todos os participantes perceberam que o que estavam fazendo não era o suficiente para proporcionar atendimentos de qualidade. Fico satisfeita pelo impacto que o programa teve e, principalmente, por acreditarem nele, pois há pedido para que a capacitação seja contínua”. |
Segundo Thaís Ribeiro, o programa conseguiu identificar que alguns profissionais “não trabalhavam da maneira mais adequada, suficiente, ou seja, muitas ações eram copiadas, não faziam parte deles. Após a realização do programa, eles se abriram e perceberam que precisam mudar em alguns aspectos para alcançar a qualidade que tanto almejam. Avalio que houve ganho expressivo de experiência”.
| De acordo com o 1º secretário da Anoreg-MT e oficial registrador de imóveis do 1º Ofício de Nova Ubiratã, Bruno Becker, “participar desse programa este ano fez com que novos paradigmas fossem traçados para o aperfeiçoamento dos serviços registrais prestados em Nova Ubiratã. A evolução na gestão dos processos e na gestão de pessoas ganhou escala geométrica. Por este motivo, só temos a agradecer à diretoria da Anoreg-MT pela oportunidade que nos foi proporcionada”. |
Ao todo, foram três encontros presenciais (junho, julho e agosto) onde foram abordados, dentre diversos temas, união de técnica e a humanização dos procedimentos nas diversas gestões dos cartórios; resultados obtidos na implantação de serviços voltados à qualidade na prestação dos serviços por cada serventia participante; compliance; aspectos relacionados às auditorias; e planejamento estratégico.
Assessoria de Imprensa Anoreg-MT
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