Como anda a Gestão do Acervo Extrajudicial em seu Cartório?

Tenho realizado diversos apontamentos críticos na Gestão do Acervo/Arquivo em minhas visitas realizadas em Cartórios de diversos portes.

Acredito que após a leitura deste pequeno artigo, você possa refletir e analisar os pontos falhos em sua Serventia e já providenciar medidas corretivas para a adequação para a conservação, preservação e restauração de seu Acervo Extrajudicial.

Os Arquivos são repositórios de informação e têm como objetivo central garantir o acesso à informação. Assim, é inerente à função arquivística a manutenção preventiva dos acervos e a orientação para que, em casos de emergência, seja possível garantir a integridade da documentação mantida sob a sua guarda.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, conservação é a promoção da preservação e da restauração de documentos. Preservação, por sua vez, é a prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico, contribuindo para a manutenção da integridade dos materiais. Por fim, restauração é o conjunto de procedimentos para recuperação e reforço de documentos já deteriorados e danificados. É, portanto, a intervenção humana direta que tem por objetivo restituir o aspecto original de um objeto danificado do acervo.

A proteção dos dados e a segurança das informações são determinadas em legislações específicas. A própria ISO9001:2015 determina o requisito 8.5.3 sobre Preservação da Propriedade do Cliente:

• identificar esta mesma propriedade;
• Determinar a existência de requisitos do cliente, fornecedor, partes interessadas ou legais aplicáveis;
• Verificar o seu estado e adequação para o uso pretendido;
• Assegurar práticas para sua proteção e salvaguardar, para que não se danifique ou deteriore e para que seja usada ou incorporada no fim pretendido.

Quando a propriedade do cliente se danifica, se perde ou é inadequada para utilização, é requerido que a organização comunique a ocorrência ao seu dono e que mantenha registros da ocorrência.

Seguindo o pensamento baseado em risco, é importante que o Cartório determine os riscos e as potenciais consequências que deles podem advir por utilizar ou controlar a propriedade do cliente.

Pode ser importante tomar ações para prevenir ou mitigar esses riscos, como sejam a definição de disposições contratuais que regulem as responsabilidades e deveres entre as partes, a cobertura por seguros de responsabilidade, a definição de processos adequados para o controle e tratamento da propriedade do cliente, entre outros.

Devido a esses pontos críticos e análise de riscos, apresento algumas orientações e sugestões para prevenção e mitigação de danos encontrados nos Arquivos da Serventia:

1. Separe o tipo de informação contida no arquivo corrente (utilizado para consultas frequentes), arquivo intermediário (fora de tramitação e com prazo determinado para guarda) e arquivo permanente (documentos para guarda definitiva);
2. Crie uma Tabela de Temporariedade, mantendo documentos de acordo com a legislação aplicável em âmbito federal, estadual e municipal;
3. Manter todo o acervo documental identificado e inventariado;
4. Crie um Procedimento Interno de Rotina para a conservação, preservação e restauração do Arquivo no Cartório.

Atenção a orientação para retenção e manuseio dos documentos:

1. Documentos e Registros de valor permanente devem ser produzidos em papéis alcalinos, as presilhas ou bailarinas sejam de plástico ou metal não oxidável e evite grampear, utilizar fitas adesivas, clipes e colar documentos. Orienta-se também arquivar em pastas suspensas ou em caixas plásticas;
2. Os documentos em grandes formatos, como mapas, plantas baixas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas;
3. Mídias magnéticas, a exemplo de fitas de vídeo, áudio e mídia de computador e armazenados em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestético, para evitar danos;
4. Os documentos textuais devem ser acondicionados em caixas de arquivo, envelopes ou pastas;
5. Manter sempre as mãos limpas e nunca umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro tipo de líquido para virar as páginas de um processo;
6. Utilizar luvas, guarda-pós e máscaras para manusear documentos.

A sujeira é o fator que mais afeta os documentos. A sujidade não é inócua e, quando encontra fatores ambientais inadequadas, provoca destruição de todos os suportes num acervo. Portanto a higienização das coleções devem ser um hábito de rotina na manutenção de acervos. Seguem algumas orientações sobre higienização do Acervo:

1. Utilizar aspirador de pó (comum ou com filtro d’água). Na impossibilidade de usar o aspirador, usar uma vassoura ou rodo com um pano levemente umedecido;
2. Passar um pano macio levemente embebido numa solução de água e antibacteriano (5 partes de água e 1 parte de antibacteriano);
3. Evitar o uso da vassoura, pois ela faz com que a poeira se desloque para as estantes e documentos;
4. Os panos utilizados devem conter o mínimo de água possível;
5. Evitar o uso de espanador, pois ele faz com que a poeira se desloque para as demais estantes e documentos.

Algumas especificações ambientais importantes:

1. As paredes externas dos depósitos devem ser espessas para retardar a passagem do calor e os revestimentos internos devem ser de cores claras por sua capacidade de proporcionar isolamento contra calor e umidade;
2. Recomenda-se pisos com revestimentos laváveis, do tipo industrial ou cerâmico, como forma de prevenir o acúmulo de poeira;
3. Na cobertura ou telhado dos depósitos, aconselha-se os tratamentos de impermeabilização e isolamento térmico;
4. O layout de distribuição das estantes deve levar em consideração o projeto de ventilação, iluminação e de extinção de incêndio;
5. Recomenda-se que o mobiliário seja de aço ou de madeira tratada contra insetos e fogo;
6. As mesas dos pesquisadores devem ser mais largas do que o usual, tendo em vista a diversidade de formatos e tamanho dos documentos;
7. Reduzir a incidência direta de luz solar por meio de filtros, persianas ou cortinas;
8. Reduza a radiação emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
9. Todo o mobiliário metálico deve ser fabricado com chapas de aço carbono fosfatizado, com pintura eletrostática;
10. Manter a temperatura local em média de 20º C;
11. Deve contar com um sistema de detecção automática e extintores manuais, à base de água, CO2 (dióxido de carbono) ou pó químico;
12. Instalar luzes de emergência em todas as instalações do Acervo;

Atenção: As salas equipadas com copiadoras e impressoras eletrostáticas devem ficar isoladas das áreas de arquivo, pois liberam vapores de ozônio, que são prejudiciais aos documentos.

O monitoramento ambiental do Acervo deve ser frequente com vistas a evitar situações incontroláveis, como as infestações por insetos, a contaminação por microrganismos, as contaminações químicas e os efeitos do calor e da umidade e devidamente apontados no PPRA pelo técnico de trabalho.

Algumas regras básicas para monitoramento do Acervo do Cartório:

1. Evitar a presença de água causada por infiltrações, inundações, baldes com água do serviço de limpeza ou qualquer outra situação semelhante;
2. Manter as áreas de armazenamento do acervo – depósitos, estantes e invólucros externos – sempre higienizados, livres de poeira;
3. A limpeza das áreas de armazenamento do acervo deve ser realizada com produtos que evaporem rapidamente, preferencialmente, o álcool etílico a 70%, que auxilia no controle das contaminações por microrganismos;
4. Manter janelas e portas fechadas nas áreas de armazenamento do acervo;
5. Evitar circulação de pessoas nas áreas de armazenamento do acervo, bem como a execução de atividades prolongadas nessas áreas;
6. Evitar as mudanças constantes de documentos, caixas de documentos e estantes de lugar;
7. Manter fechados ralos e aberturas de paredes e pisos fechados; evitar deixar lixo no ambiente de arquivo no período noturno e levar alimentos para os ambientes que contém documentos para evitar infestação de pragas e insetos. Colocar telas protetoras contra insetos nas janelas situadas em local com muita vegetação. Ainda aqui, é importante realizar dedetização periódica na área com empresa especializada.
8. Preparar um plano de emergência contendo um programa de manutenção do edifício, um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminação de riscos, um plano de salvamento e segurança humanos e um plano de salvamento de acervos.

Infelizmente a Gestão do Acervo/Arquivo nas Serventias não tem sido priorizada e ainda faltam muitos pontos de controle e monitoramento eficazes para a sua real manutenção e integridade das informações. Negligencia essa ocorrida por falta de conhecimento, falta de conscientização da importância real do Acervo, análise dos riscos, análise adequada do técnico de trabalho ao realizar o PPRA, análise de auditores da Qualidade e da Corregedoria, entre outros.

O Arquivo é uma área “viva” e não “morto”, como as pessoas se referem ao nomear esse área dentro das organizações de modo geral.

Espero que este artigo tenha contribuído para um olhar mais crítico e zeloso para seu Acervo Interno e que você possa incrementar essas dicas de orientações e sugestões na rotina de seu Cartório.

Agora você pode compartilhar as práticas adotadas em seu Cartório e me dizer se você gostou destas dicas. Estou ansiosa para sua contribuição para o meu trabalho.

Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Mestranda, Administradora, Escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Hipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.   Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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Se você deseja melhorar ainda mais a Gestão e Qualidade em seu cartório, entre em contato com a especialista e verifique os requisitos que poderão ser implantados em sua serventia de acordo com a sua necessidade e porte e implante o Programa Inspire Qualidade.

Desde 2013 venho desenvolvendo a metodologia do PIQ (Programa Inspire Qualidade) para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade aos Cartórios. Mais de 130 cartórios  tem aplicado esta metodologia, tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos, inclusive destacando-os em prêmios e certificações na classe.

O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.