Como melhorar a Comunicação usando o Feedback e o Feedforward

Nesses tempos tão sensíveis de distanciamento social, deixou ainda mais evidente a dificuldade da comunicação eficaz e efetiva dentro de uma equipe e na liderança de cartórios e organizações em geral.

É necessário utilizar de mecanismos e técnicas assertivas para promover o diálogo e a aproximação dos colaboradores para elevar o desempenho geral e manter a constância dos propósitos, refletindo na integração da pessoa na cultura interna, refletindo na qualidade do clima organizacional e na retenção de talentos.

Com a comunicação assertiva, é possível identificar dificuldades, limitações e outras questões organizacionais que estão causando reflexos nos resultados pessoais e da equipe. Identificado a raiz desses problemas, é necessário um esforço para sua correção e a colaboração de cada profissional para promover as mudanças necessárias.

Outro ponto importante da comunicação eficaz é promover a retenção dos talentos por meio de uma condução técnica de aprimoramento e crescimento profissional, com atingimentos de metas e objetivos internos de forma clara, transparente e incentivadora. O valor do engajamento e comprometimento individual, faz toda a diferença na comunicação eficaz.

Com uma comunicação eficaz é possível estabelecer os melhores caminhos para desenvolvimento de habilidades e conhecimentos específicos e se tornar mais competente, diferenciado em suas atribuições diárias.

Por isso essas duas técnicas de comunicação, feedback e o feedforward, facilitarão o aprimoramento comportamental e dos resultados de sua equipe e um melhor engajamento nas tarefas do dia a dia.

Para que seu Cartório aproveite melhor, você precisa que ambos sejam aplicados corretamente. Capacite seu time para expressar essas ideias, além de receber essas críticas e traçar metas de desenvolvimento para o futuro.

“Enquanto o feedback identifica necessidades e reorienta a ação para o resultado, o feedforward direciona o caminho para o futuro do desenvolvimento.”

Talvez você ainda não esteja devidamente familiarizado com tais termos. O feedback é um conceito bastante conhecido, mas não é sempre esclarecido. O feedforward, por outro lado, é um termo mais recente o qual não se tornou de conhecimento comum entre muitos Cartórios.

Vou lhe explicar melhor e com detalhes cada um deles. Continue a leitura.

O feedback

Entenda melhor como “devolutiva” de um evento que já ocorreu e tem a intenção de fazer uma análise. O feedback é um processo em que o líder comunica ao colaborador sobre seu desempenho passado, destacando pontos de melhoria, aqueles que lhe são diferenciadores e que devem ser estimulados, reforçados. A ideia por trás disso é dar a cada colaborador uma oportunidade clara de compreensão sobre acelerar e aprimorar seu crescimento.

Os dois formatos mais conhecidos de feedback são: o positivo e o negativo. Minha visão é de que um feedback deve ser sempre propositivo.

O negativo, não é um feedback, mas uma crítica focado em atitudes e comportamentos que necessitam de ajustes – coisas que precisam mudar. O positivo é um reforço de comportamento, qualidades, conquistas ou pensamento assertivo – aquilo que foi feito de melhor. Ambos devem fornecer um direcionamento de como o colaborador deve seguir aquele caminho, atitude, atividade, função ou ideal com melhorias concretas, claras para elevar seu desempenho.

O desafio do líder aqui é gerar um feedback concreto e não julgamentos e críticas a nível pessoal.

O feedforward

A atenção é centrada nos objetivos profissionais do indivíduo e como eles dialogam com o time e o Cartório com o foco no futuro.

Também chamado em algumas organizações de reorientação, o feedforward é uma ferramenta de importância crucial na gestão de pessoas. Através dele, é possível ajudar colaboradores em seu processo de crescimento e aprendizado, aumentando o nível de satisfação e de produtividade.

O feedforward também é valioso em momentos de conflito, em que a relação com um colaborador passa por algum tipo de divergência. Nesses casos, o líder poderá observar as possibilidades para o futuro daquele colaborador e, junto com ele, traçar novas ações dentro do Cartório.

Em alguns casos, a ansiedade pode fazer com que o colaborador deseje avançar mais rapidamente do que o Cartório julga interessante. Em outros, os desafios propostos podem gerar insegurança e o colaborador sentir-se inapto a alçar voos mais altos.

Ao Líder cabe conseguir equalizar expectativas, sem constranger o colaborador, esse é o desafio da comunicação efetiva.

Use a comunicação a favor da evolução

O feedforward também pode ser visto como uma espécie de complemento direto do feedback. Isso significa que, além de oferecer ao colaborador uma avaliação distanciada e construtiva de suas atividades, o Cartório apresenta uma forma efetiva de promover o seu desenvolvimento, criando metas e estratégias para que este possa se superar, atingindo níveis cada vez mais altos de qualidade.

É preciso muito mais esforço para melhorar uma área de baixa competência do que evoluir da competência para a Excelência. Esse é o foco do feedforward: o nosso potencial para desenvolvimento!

Como você deve ter notado, feedback e feedforward estão ligados. Enquanto aquele ajuda a destacar as principais questões envolvidas no processo de trabalho da equipe, destacando pontos a serem trabalhados, este dá um prosseguimento a essas constatações. Se há um comportamento a redirecionar, o feedforward ajuda a focar em formas de retrabalhá-lo. Se houve uma atitude propositiva, ele reforça essas ideias e as torna mais presentes no dia a dia.

Simoni Missel em seu livro “Feedback Corporativo”, constatou em sua pesquisa que mesmo com 99% dos gestores entrevistados terem certeza da eficácia do feedback, apenas metade colocava em prática esse método.

Ela propõe um processo que una os conceitos de feedback e feedforward para produzir mudanças e melhorias na performance dos profissionais. Ela definiu 6 etapas para um feedback corporativo ideal, sendo as 4 primeiras referentes a feedback e as 2 últimas ao feedforward.

1.       Descreva um comportamento.

2.       Descreva o que isso está lhe causando.

3.       Descreva por que você se sente desta forma.

4.       Exemplifique.

5.       Sugira ou pergunte uma solução que será desenvolvida no futuro.

6.       Encontre um acordo mútuo para as soluções propostas.

Aplicar esses conceitos na seu Cartório favorece uma mentalidade de desenvolvimento constante e a criação de um ambiente em que a troca de conhecimentos e opiniões seja um processo natural e com foco em resultados.

Alguns insights reflexivos para uma boa comunicação eficaz para melhorar desempenho e resultados:

1. Podemos mudar o futuro, não o passado

2. Gente bem-sucedida gosta de receber sugestões que contribuam para alcançar suas metas.

3. O feedforward pode vir de qualquer um que conheça o assunto, já o feedback exige que as pessoas se conheçam. O feedforward só requer boas ideias.

4. A ideia do feedback construtivo é enfocar o desempenho e não a pessoa. Ainda assim, muitas vezes o feedback é levado para o lado pessoal.

5. O feedforward parte do princípio de que as pessoas são capazes de fazer mudanças positivas para o futuro, mas também pode gerar expectativas, ansiedades e frustrações.

6. Utilize sempre fatos e dados para criar uma comunicação efetiva e alinhada com os propósitos.

7. Use o foco para criar um processo de mudança, otimização ou melhoria na habilidade pessoal. Importante concentrar nas oportunidades e soluções.

8. Ambas técnicas devem criar um ambiente de transparência, sinergia, cooperação, orientação, reconhecimento e recompensas.

9. Ambas as técnicas devem estimar os colaboradores a fazerem questionamento sobre o próprio potencial que possuem e que, em alguns casos, encontra-se apenas “adormecido”. É comum que surjam indagações do tipo: “O que poderei fazer para melhorar minha performance a partir de agora?”. “Sou capaz de adotar novos comportamentos que impactem positivamente na minha vida?”. “Quais comportamentos devo somar ao meu dia a dia e que até hoje não valorizei como deveria?”

10. É uma nova oportunidade para que todos da equipe adquiram o compromisso com o futuro. Isso auxilia as pessoas a considerarem as mudanças como um processo natural de evolução e que pode ser galgado por todos que adquirem a consciência de que o passado não pode ser “deletado”, mas que uma nova história está para ser escrita.

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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br