Atualmente, a gestão baseada em metas/objetivos é algo amplamente utilizado no mercado público e privado. É senso comum que Metas têm o poder de colocar uma Estratégia em ação, embora funcione somente quando (i) estão alinhadas com as prioridades estratégicas, (ii) leva-se em consideração a interdependência entre as unidades organizacionais e (iii) possibilita-se correções de curso ao longo do tempo. Sem essas 3 condições atendidas, é muito possível que um indivíduo alcance suas metas, mas não execute adequadamente a Estratégia corporativa.

Mas antes, é importante deixar claro a definição de metas e objetivos:

·       Meta: quanto e até quando você pretende fazer

·       Objetivo: o que você quer fazer

E a definição de tarefa, também:

·       Tarefas: o que você precisa fazer para chegar lá

Método OKR

OKR – Objectives and Key Results

OKR é um framework para implementar estratégias, que consiste em definir Objetivos (Objectives) e respectivos Resultados-Chave (Key Results), que servirão para medir o progresso dos Objetivos. Além disso, cada OKR também podem ter Iniciativas para detalhar o trabalho necessário para atingir os Resultados-Chave.

De modo geral, podemos dizer que o OKR funciona como uma ferramenta de comunicação interna, já que serve para integrar as equipes com os valores corporativos, considerando, para isso, a estratégia estabelecida. A principal diferença entre esta ferramenta e as formas tradicionais de gestão de metas é o fato de ela ser de curto prazo, de modo que os resultados-chave são estipulados para um espaço de tempo menor: três meses.

Em outras palavras, os objetivos são estabelecidos, medidos e reavaliados com frequência. Nesse contexto, algumas características se destacam como consequência da aplicação da metodologia:

• Melhora na comunicação: as barreiras na comunicação entre as equipes e os profissionais em si são reduzidas. Como resultado, as expectativas organizacionais e dos colaboradores são alinhadas.
• Busca pela simplicidade: durante o processo de implementação e execução da metodologia OKR é utilizada uma linguagem simples para que a comunicação seja clara e eficaz.
• Uso da abordagem top-down (de cima para baixo) e bottom-up (de baixo para cima): essa abordagem incentiva a participação não só dos gestores, mas também dos colaboradores no processo de definição de metas. Isso proporciona mais engajamento e cria um propósito para cada profissional.
• Ciclos curtos: todo o processo é feito em um período curto, considerando a definição das metas, o acompanhamento do desempenho e a correção de erros. Do mesmo modo, são feitas atualizações quando é necessário.
• Utiliza o princípio da stretch goals (metas desafiadoras): a ideia é que o OKR (ou mais de um) seja desafiador, estimulando a avaliação da forma como a equipe tem trabalhado. Com isso, os funcionários saem da zona de conforto, buscam algo que até então acreditavam ser impossível e refletem sobre o quão longe conseguem ir. Vale ressaltar que a dificuldade deve ser suficiente para desafiar, mas não desestimular os profissionais.

Quais são os tipos/níveis de OKRs

Por ser uma metodologia que atende todos os níveis estruturais de uma organização, o OKR tem 3 níveis principais, sendo eles:

– Nível Organizacional

As ações e metas definidas no nível organizacional têm como objetivo guiar a instituição estrategicamente. Elas devem ser completamente alinhadas com a cultura organizacional, já que estão vindo de cima para baixo.

– Nível Departamental

Aqui as metas são definidas buscando o sucesso de cada setor ou equipe. Acabam por ser muito mais objetivos, pois estão mais próximos do colaborador “final” do que os OKRs de nível organizacional. As decisões feitas aqui refletirão diretamente o que foi decidido no nível organizacional.

– Nível Individual

Essas são os OKRs definidas para cada pessoa, determinando o que deve alcançar com sua atuação única. Esses objetivos buscam consumar o que foi definido no nível departamental.

Os principais benefícios da utilização da metodologia OKR são:

• Agilidade: ciclos mais curtos de metas que permitem ajustes mais rápidos e melhor adaptação às mudanças;

• Engajamento dos funcionários: a abordagem de top down (de baixo para cima) do OKR para definição de metas conecta os funcionários com os objetivos, aumentando o engajamento;

• Tempo reduzido para definir metas: a simplicidade do OKR faz com que o processo de definição de metas seja mais rápido e mais fácil, reduzindo drasticamente o tempo em definir metas;

• Transparência: o uso de OKRs compartilhados melhora a colaboração entre times diferentes, resolvendo e unificando iniciativas;

• Autonomia e responsabilidade: os times recebem uma direção clara e terão opção de escolher como alcançar os OKRs, se tornando responsáveis por seus objetivos através de critérios claros, que serão conhecidos por todos..

• Foco e disciplina: com um número reduzido de metas, cria-se foco na organização e esforços e iniciativas mais disciplinados;

• Metas mais ambiciosas: criar objetivos flexíveis fazem com que a equipe defina metas ambiciosas e desafiadoras.

Como funciona o método OKR?

Para os OKRs terem êxito aplicado no seu negócio, é necessário estabelecer metas e objetivos claros e ambiciosos à curto prazo, porque serão mensurados a cada trimestre. John Doerr, um dos maiores investidores de tecnologia mais bem sucedidos de todos os tempos, criou uma fórmula que ajudou o Google a estabelecer metas, sendo ela:

Eu vou (Objectives) medido por (Key Results). 

Resumindo:

• Objetivo (O) = o que desejo alcançar?
• Resultados-chave (KR) = como posso mensurar?

Ou seja, uma boa meta deve indicar o que a empresa irá realizar e a maneira como ela irá medir sua conquista. A palavra-chave, neste caso, é “medido por”, visto que a medição é a que cria uma meta real, e não só um desejo. Mas antes de prosseguir, devemos saber o significado de cada componente das OKRs:

Objetivos

São descrições qualitativas memoráveis do que se deseja alcançar. Os objetivos devem ser curtos, inspiradores e envolventes. Um objetivo deve motivar e desafiar a equipe. Exemplo: um objetivo pode ser “criar a melhor experiência do cliente”. Mas como saber se essa experiência é a melhor? É o que veremos a seguir com os Key Results.

Key Results

São um conjunto de métricas que medem o seu progresso em direção ao objetivo. Para cada um deles, você deve ter um conjunto de 2 a 5 resultados principais. Mais do que isso e ninguém se lembrará deles. Todos os Key Results devem ser quantitativos e mensuráveis. “Se não tem um número, não é um Key Result.” afirma Marissa Mayer, ex-vice-presidente do Google.

Exemplo: vamos usar o exemplo de objetivo acima. Como mensurar se a empresa está proporcionando uma boa experiência ao cliente? Algumas Key Results poderiam ser o NPS (Net Promoter Score) e Taxa de Recompra, duas maneiras de medir satisfação dos consumidores. 

Exemplos de OKRs

Você já sabe o que é OKR e por que o método é tão celebrado, mas também precisa entendê-lo na prática.

Basicamente, a fórmula pode ser aplicada em qualquer área, resultando em OKRs organizacionais, departamentais e até individuais.

Como dar nota aos OKRs?

Existem diversas maneiras de pontuar os OKRs e cada empresa tem sua maneira. Sugerimos iniciar pela forma mais simples, usando a proporção linear de atingimento de cada Resultado Chave. Cada Resultado Chave é avaliado entre 0 e 1 ou 0 e 100 e, de acordo com os conceitos da metodologia, um resultado acima de 0,6 ou 60 já é considerado positivo.

Recomendamos a seguinte grade para mensurar seus OKRs:

Os 3 Principais Softwares para Acompanhar OKRs

O CoBlue é uma ferramenta completa para gestão contínua de performance que se intitula o 1º software de OKR do Brasil.

A solução oferece recursos para gerenciamento de processos, check-ins frequentes e trabalho colaborativo na nuvem, além de contar com um pacote de treinamentos para implementação do método.

A Weekdone é uma das plataformas de gestão de OKRs mais utilizadas no mercado.

A ferramenta permite que gestores e colaboradores trabalhem juntos na definição de metas, monitoramento das métricas e avaliação de resultados, com painéis atualizados em tempo real.

Por fim, o Planilhas Google é uma opção gratuita e básica para começar a implementar sua metodologia OKR.

Suas planilhas dinâmicas permitem que você crie e acompanhe os OKRs na nuvem, além de importar dados de outros softwares da empresa.

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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br