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Desde 2013 venho desenvolvendo uma metodologia para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade nos Cartórios. Essa metodologia é conhecida como o PIQ (Programa Inspire Qualidade) que já atendeu mais de 130 cartórios em todo o Estado do Mato grosso até hoje – além de outros cartórios em outros Estados – tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos.
O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.
Quem participa ou já participou do PIQ, tem uma grande orientação técnica profissional para participar do PQTA e atingir uma boa colocação nesta premiação que vem crescendo a cada ano.
Muitos titulares e gestores da Qualidade nos Cartórios tem me procurado, preocupados com os altos investimentos que o PQTA exige para manter uma boa qualificação. Eu sempre dou a mesma resposta a todos: “mas você já quer participar e ganhar diamante na primeira vez sem uma mentoria técnica profissional?” Bom, a maioria deles se convenceram de fazer a lição zero primordial para ingressar nesta Jornada da Qualidade: fazer uma das Imersões do PIQ com o apoio da AnoregMT e IEPTBMT que ocorrem todos os anos.
Quando se entende os requisitos, compreende a simplicidade e flexibilidade de uma Boa Gestão para a Qualidade no Cartório, possui uma orientação profissional especializada nas rotinas da Gestão de Cartórios Extrajudiciais e mantém um acompanhamento focado na aplicação do passo a passo para garantir resultados, certamente você obterá uma boa qualificação do PQTA ou de qualquer outro prêmio ou norma internacional que deseja conquistar, de acordo com seu comprometimento e esforço.
Por isso, listei alguns itens essenciais para que você inicie hoje o foco de melhoria da Gestão no seu Cartório sem precisar obrigatoriamente de uma consultoria para o PQTA:
1. Envolva sua equipe – a primeira dica que é essencial para iniciar qualquer programa da Qualidade no Cartório é o envolvimento das pessoas. Cultivar um rito de abertura, realizar treinamentos e reuniões sobre os conceitos da Qualidade, qualificar e educar nos direcionamentos para melhorar o conceito e aplicação da Qualidade, gerar um ambiente para participarem em contribuir com a implantação do programa é a base primordial para a sustentação do que for iniciado internamente. Ah, lembre-se sempre de registrar tudo isso!
2. Mapeie seus pontos fortes e oportunidades de melhorias – escute sua equipe, crie uma mentalidade de mudança e desenvolva canais para ouvir elogios, reclamações e sugestões de todas as partes interessadas. Use pesquisas, reuniões e classifique os comentários com demais ideias geradas entre pontos fortes, problemas atuais, oportunidades e ameaças internas e externas, já realizando uma análise crítica sobre todos os itens gerados.
3. Planeje as mudanças e crie objetivos a serem atingidos – com o item anterior, você conseguirá criar um plano de ação estratégico para curto, médio e longo prazo, inserindo responsáveis e prazos para a execução das melhorias e mudanças em questão. Você pode segmentar as ações pelas temáticas: Clientes e Sociedade, Processos Internos, Crescimento e Aprendizagem e por último, Financeiro. Com isso é possível incluir objetivos para cada temática e responder as perguntas: Porque é importante desenvolver todas essas ações para essa temática? O que quero atingir?
4. Crie metas e indicadores para cada objetivo – pense em formas de verificar se esses objetivos foram cumpridos e atingidos, através dos indicadores. Se um objetivo seu é por exemplo melhorar a satisfação dos clientes e você tem várias ações a serem realizadas, como você saberá que a satisfação dos clientes foi melhorada com a execução de todas essas ações? Bom, através da aplicação de uma pesquisa cuja a meta do resultado seja uma satisfação maior que 90% entre todos os pesquisados eu sugiro. Assim, você conseguirá perceber os resultados de todos os esforços realizados para atingir esse objetivo.
5. Acompanhe os resultados e melhore sempre – crie uma rotina periódica de se reunir com sua equipe para acompanhar as ações, sua eficácia e certifique se necessita de alguma melhoria como recursos, materiais, informações, equipamentos, mudança de meta, enfim, o que for útil e necessário para o cumprimento dos objetivos. Escute sua equipe. Crie padrões, mas seja flexível sempre. Revise, reavalie sempre o que foi feito. Sempre há formas de simplificar e aperfeiçoar o que já foi estabelecido.
Esses itens são os requisitos básicos para desenvolver uma Gestão de Qualidade no Cartório sem precisar necessariamente de uma Consultoria para PQTA.
Você deve entender essa Mentalidade da Gestão e Qualidade para que possa te guiar a conquistar resultados internos e elevar a motivação e o reconhecimento interno em toda a sua equipe. É impossível falar sobre Qualidade sem falar sobre Pessoas e sobre a Cultura que rege seu cartório. Lembre-se: O Cartório é a cara do dono! Se você não está feliz com a sua realidade, reflita. Recomendo que inicie “para ontem” esse Programa de Qualidade.
Você pode a qualquer momento tomar a decisão de iniciar essas dicas em seu cartório para iniciar a Jornada da Qualidade e compartilhar com colegas seus resultados e práticas estabelecidas. Você pode decidir também de solicitar um apoio técnico profissional de um administrador qualificado no desenvolvimento de Programas de Qualidade, já que é uma área privativa a esta profissão e claro, os ganhos são rápidos e pragmáticos. Também pode solicitar visitas técnicas, mentoria a distância ou qualquer outro tipo de apoio para iniciar o seu programa agora. O importante é começar!
Utilize dos apoios oferecidos com o melhor custo-benefício do mercado pela AnoregMT e pelo IEPTBMT para que você atinja resultados significados com a qualidade. Vejo você na premiação do PQTA! Juntos somos mais fortes!
Gostou deste artigo? Me envie seu comentário para que eu possa desenvolver outros artigos com temas de acordo com a sua dificuldade na Gestão do Cartório.
Thais Ribeiro é Especialista em Programas de Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Gestão de Pessoas. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
