PARTE 2 – Como implantar a Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório

Neste artigo, vou lhe indicar algumas dicas fundamentais para implantar uma Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório:

1. Estabelecimento de objetivos – desdobre esses objetivos (sejam eles quantitativos, qualitativos ou ambos) em metas individuais e coletivas, envolvendo todos. Vale lembrar que esses objetivos precisam ser de fácil compreensão, a fim de evitar erros de interpretação e acelerar a conquista dos resultados.
2. Definição de metas individuais – As metas individuais devem ser definidas e distribuídas de acordo com os limites de atuação, experiência e senioridade dos colaboradores. Devem ser arrojadas e atingíveis. É essencial ainda adotar métricas claras e indicadores inteligentes, que facilitem a supervisão dos trabalhos. A premiação individual pode fortalecer a autoconfiança e a automotivação, contribuindo assim para o desenvolvimento de outras competências — como a resiliência, a persuasão, a escuta ativa, a empatia e o poder de decisão.
3. Fixação de metas coletivas – Ao mesmo tempo, as metas coletivas devem ser estabelecidas com a finalidade de integrar a equipe, estimular a colaboração e apoiar a complementariedade. Assim, o programa mantém o foco na melhoria dos resultados para a empresa. Também é importante frisar que todas as metas devem ser cumpridas dentro de determinado prazo, o que exige mais organização e disciplina, além da definição das prioridades e da correta identificação de urgências. A premiação coletiva reforça o engajamento, os relacionamentos produtivos e a cooperação.
4. Determinação das recompensas – A escolha das recompensas deve estar suportada por pesquisas e avaliações que englobam o perfil dos colaboradores e suas experiências anteriores, bem como exemplos de outras empresas e cartórios, as melhores práticas do mercado, as tendências atuais e também a cultura e os valores corporativos. Nesse ponto, há muitas questões que precisam ser observadas envolvendo diretamente os profissionais: faixa etária, escolaridade, estado civil, idade dos filhos e média salarial, além de hábitos de consumo e lazer. Tais informações são indispensáveis para a elaboração de um portfólio de premiações realmente atrativo. Outro aspecto a ser analisado nessa etapa é a preferência por recompensas pontuais, como bônus, brindes e presentes, ou por novas experiências, como viagens de incentivo, que normalmente incluem hospedagem, passeios e ingressos para eventos culturais, gastronômicos ou esportivos. De fato, a segunda opção vem provando ser uma ótima maneira de valorizar e contemplar os profissionais, porque além de dispensar os encargos trabalhistas, promove diversão e entretenimento. E essa iniciativa se torna ainda mais efetiva quando envolve a família, pois garante o fortalecimento do vínculo do colaborador com a empresa, já que a viagem passa a ser não só uma confirmação do reconhecimento pelo talento e pela dedicação do funcionário, mas uma memória extremamente positiva.
5. Comunicação clara e objetiva – é preciso avaliar a eficácia dos canais internos, para que as orientações e os direcionamentos sejam compreendidos com clareza. Esse sistema deve contar com soluções tecnológicas, como aplicativos, chats, redes sociais corporativas e e-mails, além de reuniões periódicas com o time. Até mesmo o tradicional mural de avisos pode ser útil. Então guarde: todos os meios devem contribuir para a propagação e a disseminação do programa.
6. Mensuração sazonal dos resultados – é preciso analisar constantemente os resultados dos colaboradores, de modo a verificar o impacto das recompensas em seu desempenho. Nesse ponto, é importante compreender que ajustes podem ser feitos tanto na definição das metas como também nas próprias premiações, sempre com a finalidade de manter a credibilidade e a coerência das ações e decisões.  Internamente, é essencial monitorar o ambiente de trabalho, a atuação dos líderes, a prática do feedback, a capacitação dos colaboradores e a eficiência da comunicação de forma geral. Externamente, é primordial observar as questões econômicas que interferem no comportamento dos consumidores, como o desemprego, a restrição ao crédito, a variação do câmbio, a inflação e as novas abordagens dos concorrentes. Todos esses dados devem retroalimentar o planejamento original, de forma a embasar as mudanças e correções necessárias.
7. Plano de Remuneração – Revisar regularmente a remuneração e bonificação de acordo com o mercado e o desempenho do colaborador. Evite os altos custos do Turnover com uma equipe remunerada de acordo com o mercado. Separe as discussões de performance e remuneração. O desempenho deve ser um assunto do cotidiano e sem barreiras formais para ser discutido. Nem sempre será possível realizar ajustes de remuneração, mas isso não impede que seu cartório trabalhe o desempenho de todos.
8. Planos de Carreira personalizados – Crie planos de carreira personalizados para cada colaborador. Encoraje a divulgação e busca de oportunidades internas. As oportunidades internas são umas das melhores formas de manter seus talentos motivados.

Bom, esta é a segunda parte do artigo “Por que é importante investir na equipe do Cartório?” você pode ler novamente o primeiro artigo: “Como implantar uma Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório”. Na próxima semana, sairá a última parte deste artigo com o tema “Sugestões de premiações para Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório”.  

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Desde 2013 venho desenvolvendo uma metodologia para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade nos Cartórios. Essa metodologia é conhecida como o PIQ (Programa Inspire Qualidade) que já atendeu mais de 130 cartórios em todo o Estado do Mato grosso até hoje – além de outros cartórios em outros Estados – tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos.

O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.

Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Desenvolvimento Comportamental. Contato: thais@inspirequalidade.com.br