Teletrabalho ou home office? Dicas e conselhos para sua equipe
Essa pandemia está provocando todos, sem exceção, a trabalhar em home office ou em teletrabalho, ou seja, trabalhar em locais alternativos. Nessa fase atual, o único lugar adequado é a sua casa! #fiqueemcasa
Com a rápida proliferação do novo coronavírus, muitas Serventias adotaram o regime de trabalho remoto para diminuir a exposição dos seus funcionários no dia a dia. Mas muitos profissionais podem demorar para se adaptar e sentir uma queda considerável na produtividade.
Os Cartórios que mais se adequarem a essa nova modalidade de trabalho serão os que sairão mais fortalecidos e com vantagens acima de outros. O trabalho remoto não é o futuro, é o presente! Mantenha a calma e entenda que a situação é emergencial e temporária.
Para isso o governo federal propôs algumas medidas que podem ser realizadas pelas Serventias para reduzir o impacto dos danos e manter o emprego de cada colaborador nesse período de crise:
- Teletrabalho – permitir que o Cartório determine a transferência para o sistema remoto diretamente com o trabalhador com um prazo de notificação de 48 horas. As questões relativas à infraestrutura devem estar no contrato individual de trabalho e na Política de Segurança de Informação.
- Antecipação de férias – simplificar o procedimento para que seja acordado com o trabalhador também com notificação de 48 horas. Abre também a possibilidade para que se conceda um tempo proporcional de férias para trabalhadores que ainda não tenham o período aquisitivo de 12 meses.
- Férias coletivas – as Serventias podem antecipar o período de férias coletivas notificando o trabalhador com o mínimo de 48 horas, sem a necessidade de notificar os sindicatos e o Ministério da Economia.
- Banco de horas – tornar o uso do banco de horas mais dinâmico para permitir que o trabalhador fique em casa neste momento. Os dias não trabalhados como banco de horas serão usados em favor da Serventia no futuro.
- Redução de jornada e salário – abre-se a possibilidade para que haja a redução proporcional de salários e jornada de trabalho no limite de 50% mediante acordo individual, com a garantia de remuneração mínima de um salário mínimo e a irredutibilidade do salário hora.
- Antecipação de feriados – feriados não religiosos podem ser antecipados, sem prejuízo financeiro, para que o trabalhador fique em casa neste momento.
- Priorizar folgas para mães que estão amamentando ou possuem dependentes em idade escolar, considerando a suspensão das aulas e para o grupo de risco (idosos, gestantes, tele transportados, diabéticos, hipertensos, soropositivos, doenças crônicas e autoimunes);
- Adiamento do recolhimento do FGTS durante o estado de emergência;
- Fornecimento de máscaras, álcool gel, sabonetes e limpeza continua do ambiente de trabalho, assim como luvas plásticas para quem exerça função de caixa.
Além disso, a obrigatoriedade dos exames médicos ocupacionais, com exceção dos admissionais, ficará suspensa para evitar a sobrecarregar dos sistemas de saúde público e privado. Também fica suspensa a obrigatoriedade dos treinamentos periódicos.
É preciso analisar com cuidado todas as alternativas e verificar a melhor para o momento da Serventia. Eu recomendo já induzir as férias para a metade da equipe, principalmente para os grupos de riscos e trabalho normal interno para a outra metade que esteja com boa saúde, com todas as ações de prevenção diárias. Pode ser que ocorra redução na carga horária de trabalho diária, então utilize o banco de horas para sejam compensadas posteriormente pela equipe. Lembre-se: tudo isso deve ser definido em um contrato aditivo de trabalho.
Se você deseja optar pelo teletrabalho, é importante você saber:
Algumas verdades sobre o home office:
- Home office não é folga!
- Home office não é visitar parentes e amigos!
- Pijama e pantufa não combinam com home office.
- Você terá de lidar com mais distrações.
- Nem todos vão entender que você está trabalhando.
- Você vai precisar criar uma rotina.
- O trabalho é mais intenso!
Atenção: é preciso cuidados necessários para manter a Segurança da Informação para o teletrabalho. A Serventia pode entregar os recursos (notebook adequados) para trabalho em home-office ou o colaborador pode providenciar esses itens em sua casa. Se não tiver esses pontos de segurança, utilize os recursos do próprio cartório em regime exclusivo de expediente interno. Mantenha os níveis de segurança com:
- banda Larga
- Firewall Pessoal
- VPN ou SSL/SSH
- Anti-vírus
- Backup
- Criptografia de arquivos sensíveis em laptops
- Estabilizador de Tensão ou No-Break
- Conscientização do colaborador.
- Deve ser realizado uma inspeção às instalações do sistema na residência do teletrabalhador onde devem ser observadas a adequação dos aspectos ergonométricos, elétricos e ambientais para a realização das atividades de teletrabalho de forma satisfatória.
- O teletrabalhador deve reportar imediatamente à equipe de segurança, quaisquer ocorrências que possam estar relacionadas a riscos para a segurança da informação no sistema.
- Com a finalização do programa de teletrabalho, as senhas e direitos de acesso remoto do teletrabalhador devem ser imediatamente revogados. Os equipamentos, quando pertencentes à Serventia, devem ser recolhidos e seus discos rígidos devem ser formatados. Quando os equipamentos forem de propriedade do teletrabalhador, todos os aplicativos devem ser completamente removidos.
É necessário também definir algumas regras sobre o teletrabalho e sobre a proteção de dados:
- Quem tem permissão para levar a papelada para casa?
- Quais registros são mantidos sobre o que vai (e retorna)?
- Se apenas cópias podem ser removidas ou se os originais podem ser removidos
- Como a documentação deve ser transportada, por exemplo, em uma maleta trancada, não deixada à vista em um carro
- Como o trabalho em casa deve ser configurado
- – Espaço físico onde os familiares e visitantes não podem ver a papelada
- – Trancado com segurança quando não estiver em uso
- Como relatar um arquivo perdido.
Para que realmente está em teletrabalho, deixo algumas dicas práticas para ganhar maior produtividade em seu dia-a-dia:
- Tomar todas as prevenções para não proliferação do vírus: Isolamento total, limpeza diária com álcool gel em áreas críticas no ambiente de casa. Sair somente em caso muito necessário, tomando todas as medidas de segurança e saúde, como o uso de máscara e luvas.
- Invista em um ambiente adequado – Procure cômodos da sua casa que sejam aptos para você exercer a sua atividade. Pense na ergonomia e disposição dos móveis, invista também em uma cadeira confortável, evitando que você tenha problemas de saúde, conforme especifica a NR17.
- Garanta uma conexão estável: tenha um plano de internet capaz de suprir todas as suas necessidades. Invista em equipamentos de qualidade, um bom notebook ou desktop, boa impressora, se for preciso para o seu trabalho. Com uma boa internet, ligações por whatsapp são uma opção.
- Tenha metas: É essencial que o líder do cartório dimensione tarefas para serem concluídas na semana, como elaboração de minutas, revisão e aprovação de documentos, alimentação de sistemas online, atendimento aos canais de atendimento e CEI, digitalização de documentos e do arquivo, entre outros.
- Evite distração: Se você tem filhos, gato, papagaio, cachorro, estabeleça limites para eles. Crianças aprendem cedo, então comece cedo a deixar claro que, embora você esteja em casa, aquele é seu local de trabalho.
- Comunique-se: Informe ao seu chefe quando abrir os trabalhos, mantenha contato frequente com ele. Faça com que ele se lembre que você existe.
- Tenha uma lista de tarefas: Tenha uma lista exequível de tarefas a ser realizadas durante o dia e obrigue-se a cumpri-la. Disciplina é a palavra-chave. Você pode utilizar o Trello para controlar suas atividades.
- Utilize ferramentas para reunião: Algumas ferramentas gratuitas como Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts ou mesmo o WhatsApp, permite reuniões online com vídeo, compartilhamento de tela e chat.
- Cumpra seu horário: Se você tem um horário fixo de trabalho, deve cumpri-lo rigorosamente também quando está trabalhando de casa. Você pode utilizar a marcação do ponto online e utilizar o software Toggl que mensura o tempo utilizado pelo colaborador em cada atividade.
- Precisa assinar um documento urgente? O Clicksign (clicksign.com) oferece gestão e assinatura de documentos com validade jurídica. O plano básico dá direito a cinco documentos por mês. Com a ferramenta, é possível assinar à distância documentos urgentes que não podem esperar o surto do Coronavírus.
- Deseja compartilhar arquivos com alguém? O WeTransfer é um programa para compartilhamento de arquivos grandes pela Internet bastante útil para trabalho remoto. Na versão gratuita, é possível enviar até 2 GB de arquivos para até 20 e-mails.
- Se precisa compartilhar arquivos nas nuvens, uma boa opção é compartilhar via Google Drive, DropBox, OneDrive,
- Cuidado com as informações: Por fim, não custa lembrar, mesmo que você esteja em home office, assuntos sigilosos da Serventia continuam sendo sigilosos e devem ser tratados com muito cuidado sempre.
- Faça pausas: utilize software como o pomodoro, para melhorar a sua produtividade e te avisar das pausas para ir ao banheiro, beber uma água, pegar um café. Essas pausas são fundamentais para espairecer as ideias e seguir para a próxima tarefa.
Em tempos de crise, os líderes tem que agir como um capitão de um barco. O capitão é mais necessário num naufrágio, do que no mar. Quando o capitão foge para a casa para beber e deixa o navio afundando, ele mostra que não é apto para o cargo que exercia. Quando o capitão do navio não está lá tentando resgatar os sobreviventes, ele não é apto ao cargo. A liderança é testada na crise e não na tranquilidade. É a crise que nos molda, é a crise que nos estimula. É a coragem, a habilidade e a força que nos difere nesse momento de crise. Mantenha um plano estratégico para passar o próximo mês, o semestre e até mesmo o ano todo e faça a diferença na liderança do Cartório.
Essas dicas favorecerão pessoas que possuem empatia e comprometimento com o trabalho. Todos contra o coronavírus. Todos pela prevenção. Todos pela Vida. #fiqueemcasa
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Administradora, Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Cartórios contra o Coronavírus
Estamos passando por tempos sensíveis em todo o mundo, trazendo muita insegurança, medo e em alguns casos, contaminação e até a perda de entes queridos.
A situação do país é de atenção perante ao Coronavírus. O risco de letalidade é baixo, mas as aglomerações podem ajudar a propagar a doença. Pessoas com imunidade baixa correm maior risco.
Depois do surto que iniciou na China e vem afetando outros países, os negócios foram prejudicados e o fluxo de pessoas exige maior atenção. Os danos aos negócios, e até mesmo aos cartórios, podem ser apontadas por:
- Aumento do índice de absenteísmo
- Perda de mão-de-obra
- Interrupções na produtividade
- Redução na demanda dos serviços
- Perdas abruptas na receita
- Insolvência, falência e desemprego
- Crise e recessão global
Algumas cidades (principalmente capitais) entraram em estado de atenção nesses últimos dias tomando providências para evitar o contágio, colocando seu plano de contingência em ação.
Agora eu pergunto: Qual o seu plano de contingência? O que você está fazendo hoje para evitar o contágio? Quais são suas ações contra o Coronavírus?
A primeira coisa a se fazer é manter a calma e ser extremamente estratégico. Agora é hora de você mostrar que é um dono de cartório inabalável.
Foi por isso que resolvi escrever esse pequeno artigo, para ajudar você e a equipe do seu Cartório a implementarem ações e desenvolverem seu plano de contingência em tempos de crise de acordo com as normas e recomendações do Ministério da Saúde.
Seguem algumas dicas práticas:
- Declare quarentena para colaboradores que retornaram de áreas de regiões críticas;
- Colaboradores que tiverem algum tipo de sintoma recomenda-se a ficarem em casa e só retornarem depois do desaparecimento desses sintomas;
- Disponibilize álcool gel na entrada e saída do Cartório, assim como nos banheiros e áreas de alimentação;
- Reforce a limpeza nas áreas, mesas, cadeiras, telefones, teclados, mouses, computadores, maçanetas, nas máquinas de café, bebedouros, botões de painéis de senha, nas canetas fixas mantidas nas mesas do atendimento público e áreas de grande aglomeração de pessoas;
- Adote uma distância mínima entre os funcionários e clientes e também entre as cadeiras da área da espera;
- Aumente a frequência da limpeza nos aparelhos de ar-condicionado ou aumente a ventilação abrindo janelas e adotando ventiladores na área de atendimento;
- Oriente a equipe a sempre higienizar as mãos com álcool ou água e sabão por pelo menos 20 segundos;
- Ofereça frascos de álcool gel aos colaboradores e clientes;
- Restrinja o uso de elevadores, se houver;
- Use máscaras de proteção em atendimento público e principalmente em atendimentos realizados em áreas externas de grande risco, como os hospitais;
- Adote o agendamento de atendimento online para serviços mais complexos;
- Utilize as tecnologias de consulta de serviços no site, chat e outras formas de otimizar o atendimento virtual;
- Reduza reuniões presenciais, adote reuniões por aplicativos de videoconferência como Zoom, Hangout ou Skype;
- Faça transmissão de casamentos ao vivo, evitando aglomeração das pessoas e promovendo o acesso diretamente das suas casas;
- Adote rotinas de home office em atividades que exijam maior concentração;
- Flexibilize as escalas de trabalho para evitar que funcionários usem transporte públicos em horários de picos;
- Inicie a campanha de vacinação da gripe H1N1;
- Veicule campanhas educativas na TV, nos murais e nas redes sociais;
- Invista em novas tecnologias trocando a biometria como reconhecimento facial;
- Aumente a segurança cibernética para evitar ataques em locais externos, como o uso de VPN conexão em wi-fi público;
- Pôsteres que promovam a lavagem das mãos são mais uma boa medida para os empregadores adotarem. Combine essa medida com outras de comunicação sobre higiene manual e outras atitudes saudáveis no serviço;
- Reforce orientações junto aos colaboradores sobre a importância da prevenção nesse momento de alerta de contágio;
- Acima de tudo: mantenha a confidencialidade da pessoa infectada.
A recomendação é redobrar os cuidados de higiene, manter a etiqueta respiratória e evitar aglomerações e ambientes não ventilados.
Atenção a proteção de dados sensíveis no Cartório: é importante que funcionários com parentes doentes devem informar seus líderes para que eles possam tomar medidas de prevenção. Se um funcionário for confirmado com COVID-19, os outros trabalhadores devem ficar sabendo do caso para estarem atentos a eventuais sintomas, mas a confidencialidade da pessoa infectada deve ser mantida.
É importante saber que é obrigação das empresas, assim como os Cartórios, zelar pela saúde e pelo bem-estar de seus colaboradores. Nessa situação que estamos vivendo hoje, o líder pode tomar medidas como solicitar a equipe de saúde ou segurança do trabalho medir a temperatura de um colaborador ou pedir uma avaliação médica em alguma unidade de saúde mais próxima, devendo tomar o cuidado de não ferir a intimidade e a privacidade do colaborador. Se houver alguma discriminação do colaborador que foi infectado e o Cartório não evitar esse tipo de atitude, pode responder por danos morais.
Faça um mapeamento de colaboradores com baixa imunidade (asma, pneumonia, tuberculose, câncer, renais crônicos e transplantados), ou com doenças autoimunes (alopecia areata, doença celíaca, diabetes, doença de Graves, doença inflamatória intestinal, esclerose múltipla, psoríase, artrite reumatoide, lúpus e hepatite) e exija o uso de máscara de proteção. Se for o caso, inicie quarentena com essas pessoas.
Se possui colaboradores doentes, com febre e sintomas respiratórios, não vá ao trabalho. Os dirigentes nunca deveriam cobrar a presença de pessoas doentes no serviço.
Se você deseja adotar as medidas de teletrabalho em seu Cartório, como já permitido pelo provimento 69, adote controle de horários pelo ponto digital. Não vai haver uma fiscalização presencial, mas pode haver uma fiscalização através de documento. A lei aceita isso com a maior tranquilidade.
O sistema da Qualidade do seu Cartório deve manter o gerenciamento de crise envolvendo toda a equipe e liderança na implantação de medidas e planos de contingência nas maiores áreas de riscos.
Caso a situação venha a se agravar no Brasil e as autoridades da saúde digam que é alarmante, a tendência, como já acontece no mundo, é o home-office ser adotado tanto para as empresas, quanto aos cartórios.
Em tempos de Coronavírus, a prevenção ainda é o melhor remédio!
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Sobre o Coronavírus
O coronavírus é uma família de vírus que se manifestou pela primeira vez em 1937. Em 31 de dezembro de 2019, foi identificado um novo tipo de coronavírus, que teve origem no mercado de frutos do mar e de animais vivos da cidade de Wuhan, na China.
Por causar graves infecções respiratórias, o vírus ficou conhecido pela sigla SARS (Severe Acute Respiratory Syndrome ou Síndrome Respiratória Aguda Grave, em tradução livre).
O coronavírus foi se modificando ao longo do tempo, por isso, os profissionais de saúde viram a necessidade de nomear cada um dos tipos do vírus de maneira diferente.
No caso do último vírus descoberto, seu nome inicial era novo coronavírus ou SARS-CoV-2, porém, a Organização Mundial da Saúde (OMS), no dia 30 de Janeiro de 2020, anunciou a mudança da nomenclatura do vírus para COVID-19.
O nome foi alterado para se adaptar às diretrizes da OMS, que aconselham os estudiosos a não darem nomes que referenciem animais, objetos, indivíduos ou grupo de pessoas para os vírus descobertos.
Sintomas
- Febre;
- Espirros;
- Tosse;
- Coriza;
- Falta de ar.
O coronavírus pode causar infecções respiratórias desde um simples resfriado até uma pneumonia severa. Isto vai depender de vários fatores como idade e imunidade.
Os vários tipos do coronavírus causam doenças respiratórias e a forma mais eficaz de identificar a infecção pelo vírus é procurar um médico assim que os sintomas se manifestarem.
Apesar de serem sintomas semelhantes aos de um resfriado, por exemplo, o médico pode identificar a possibilidade de contaminação pelo vírus sabendo do histórico de viagem do paciente ou se ele teve contato com alguém que tenha viajado para a China, Japão, Coreia do Sul e do Norte, Cingapura, Vietnã, Tailândia e Camboja. Veja os locais que há casos confirmados de coronavírus:
Como você pode se prevenir contra o Coronavírus
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Administradora, Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
