A motivação e a gestão do cartório
Você que está acompanhando nossos artigos sobre a gestão de liderança situacional, o primeiro retrata sobre a importância da liderança situacional na Gestão do Cartório, o segundo sobre as dicas para aprimorar a liderança situacional na Gestão do Cartório e neste artigo vou retratar sobre a importância da motivação na liderança situacional.
Muitos líderes confundem motivação com comprometimento. O comprometimento é a combinação de confiança e motivação, portanto a confiança é a sensação de ser capaz de desempenhar bem um trabalho sem supervisão. Já a motivação é o interesse que a pessoa demonstra em desenvolver da melhor forma possível a tarefa.
Esse tema é muito importante para seu conhecimento, pois as pessoas são diferentes no que tange a motivação; as necessidades variam de acordo com o indivíduo e levamos em conta que temos a interferência dos padrões de comportamento e valores sociais.
O primeiro passo para conhecer a motivação humana é reconhecer o comportamento que acontece com o indivíduo que pode variar dependendo do estímulo, das necessidades, dos desejos, entre outros fatores.
Os indivíduos motivados estão em estado de tensão e para aliviar essa tensão eles se engajam em atividades; quanto maior a tensão, maior é o nível de envolvimento das atividades prestadas. Quando vemos pessoas desenvolvendo determinada tarefa com afinco, percebemos que estão sendo movidas pelo desejo de atingir uma meta que tenha valor a ela.
Uma das formas de descobrir essas tensões, é se basear na Pirâmide de Maslow, com cinco níveis de necessidades motivacionais:
- Fisiológicas: incluem fome, sede, abrigo, sexo e outras necessidades corporais.
- Segurança: inclui segurança e proteção contra danos físicos e emocionais.
- Sociais: inclui afeição, a sensação de pertencer a um grupo, aceitação e amizade.
- Estima: inclui fatores internos de estima como respeito próprio, autonomia e realização, e fatores externos de estima, como status, reconhecimento e atenção.
- Auto realização: é a intenção de tornar-se tudo aquilo que se pode ser; inclui crescimento, alcance do pleno potencial e autodesenvolvimento.
Conforme cada umas dessas necessidades são atendidas, a próxima se torna dominante. A teoria de Maslow, do ponto de vista motivacional, sugere que quase nenhuma necessidade seja satisfeita por completo, além disso, quando o indivíduo busca o nível da pirâmide ele está motivado, mas quando ele já a possui, a motivação acaba.
Já a Teoria das necessidades, desenvolvida por David McClelland, propõem três principais necessidades no trabalho:
- Necessidade de realização: busca da realização pessoal e de se superar; pessoas que têm esta necessidade gostam de saber onde estão entrando, qual o grau de risco, se têm ou não seu objetivo e alcançar o sucesso.
- Necessidade de poder: necessidade de poder sobre os outros, têm como objetivo comandar, controlar pessoas. Pessoas assim gostam de trabalhar com metas, tomar decisões, entre outras.
- Necessidade de associação: é desejar com alto grau de compreensão os relacionamentos interpessoais amigáveis.
Importante frisar que as pessoas não nascem com essas necessidades, são adquiridas de acordo com o ambiente social.
Victor H. Vroom criou as teorias de processos e faz referência ao desempenho com recompensa. Para ele, existem três forças básicas que atuam no indivíduo em se tratando de produtividade: a primeira são os objetivos individuais, depois a relação que o indivíduo percebe entre produtividade e o alcance dos seus objetivos individuais e a terceira de que a capacidade do indivíduo de influenciar seu próprio nível de produtividade, à medida que ele mesmo pode se influenciar.
Por último existe a Teoria de Equidade, onde as pessoas fazem comparação de seus rendimentos uns com os outros, e se sentirão motivados à medida que julgarem justo; se a comparação for desigual ela se tornará injusta e o funcionário pode se sentir lesado e tentará corrigir essa situação.
Portanto para que as equipes deem certo, é preciso que o líder situacional esteja constantemente verificando e assegurando de que tudo está funcionando de acordo com o planejado.
Como você inspira seu time a fazer o melhor?
Como fazê-los acreditar que são melhores do que são?
Como inspiramos todos a nossa volta?
Como inspirar grandeza quando nada satisfaz?
Esse é seu o grande desafio.
Gostou das dicas desse artigo? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe com aquela pessoa que precisa dessas orientações. Estou ansiosa para saber se estou contribuindo para o seu trabalho pessoal e profissional.
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Administradora, Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
PARTE 2 – Como implantar a Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório
Neste artigo, vou lhe indicar algumas dicas fundamentais para implantar uma Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório:
- Estabelecimento de objetivos – desdobre esses objetivos (sejam eles quantitativos, qualitativos ou ambos) em metas individuais e coletivas, envolvendo todos. Vale lembrar que esses objetivos precisam ser de fácil compreensão, a fim de evitar erros de interpretação e acelerar a conquista dos resultados.
- Definição de metas individuais – As metas individuais devem ser definidas e distribuídas de acordo com os limites de atuação, experiência e senioridade dos colaboradores. Devem ser arrojadas e atingíveis. É essencial ainda adotar métricas claras e indicadores inteligentes, que facilitem a supervisão dos trabalhos. A premiação individual pode fortalecer a autoconfiança e a automotivação, contribuindo assim para o desenvolvimento de outras competências — como a resiliência, a persuasão, a escuta ativa, a empatia e o poder de decisão.
- Fixação de metas coletivas – Ao mesmo tempo, as metas coletivas devem ser estabelecidas com a finalidade de integrar a equipe, estimular a colaboração e apoiar a complementariedade. Assim, o programa mantém o foco na melhoria dos resultados para a empresa. Também é importante frisar que todas as metas devem ser cumpridas dentro de determinado prazo, o que exige mais organização e disciplina, além da definição das prioridades e da correta identificação de urgências. A premiação coletiva reforça o engajamento, os relacionamentos produtivos e a cooperação.
- Determinação das recompensas – A escolha das recompensas deve estar suportada por pesquisas e avaliações que englobam o perfil dos colaboradores e suas experiências anteriores, bem como exemplos de outras empresas e cartórios, as melhores práticas do mercado, as tendências atuais e também a cultura e os valores corporativos. Nesse ponto, há muitas questões que precisam ser observadas envolvendo diretamente os profissionais: faixa etária, escolaridade, estado civil, idade dos filhos e média salarial, além de hábitos de consumo e lazer. Tais informações são indispensáveis para a elaboração de um portfólio de premiações realmente atrativo. Outro aspecto a ser analisado nessa etapa é a preferência por recompensas pontuais, como bônus, brindes e presentes, ou por novas experiências, como viagens de incentivo, que normalmente incluem hospedagem, passeios e ingressos para eventos culturais, gastronômicos ou esportivos. De fato, a segunda opção vem provando ser uma ótima maneira de valorizar e contemplar os profissionais, porque além de dispensar os encargos trabalhistas, promove diversão e entretenimento. E essa iniciativa se torna ainda mais efetiva quando envolve a família, pois garante o fortalecimento do vínculo do colaborador com a empresa, já que a viagem passa a ser não só uma confirmação do reconhecimento pelo talento e pela dedicação do funcionário, mas uma memória extremamente positiva.
- Comunicação clara e objetiva – é preciso avaliar a eficácia dos canais internos, para que as orientações e os direcionamentos sejam compreendidos com clareza. Esse sistema deve contar com soluções tecnológicas, como aplicativos, chats, redes sociais corporativas e e-mails, além de reuniões periódicas com o time. Até mesmo o tradicional mural de avisos pode ser útil. Então guarde: todos os meios devem contribuir para a propagação e a disseminação do programa.
- Mensuração sazonal dos resultados – é preciso analisar constantemente os resultados dos colaboradores, de modo a verificar o impacto das recompensas em seu desempenho. Nesse ponto, é importante compreender que ajustes podem ser feitos tanto na definição das metas como também nas próprias premiações, sempre com a finalidade de manter a credibilidade e a coerência das ações e decisões. Internamente, é essencial monitorar o ambiente de trabalho, a atuação dos líderes, a prática do feedback, a capacitação dos colaboradores e a eficiência da comunicação de forma geral. Externamente, é primordial observar as questões econômicas que interferem no comportamento dos consumidores, como o desemprego, a restrição ao crédito, a variação do câmbio, a inflação e as novas abordagens dos concorrentes. Todos esses dados devem retroalimentar o planejamento original, de forma a embasar as mudanças e correções necessárias.
- Plano de Remuneração – Revisar regularmente a remuneração e bonificação de acordo com o mercado e o desempenho do colaborador. Evite os altos custos do Turnover com uma equipe remunerada de acordo com o mercado. Separe as discussões de performance e remuneração. O desempenho deve ser um assunto do cotidiano e sem barreiras formais para ser discutido. Nem sempre será possível realizar ajustes de remuneração, mas isso não impede que seu cartório trabalhe o desempenho de todos.
- Planos de Carreira personalizados – Crie planos de carreira personalizados para cada colaborador. Encoraje a divulgação e busca de oportunidades internas. As oportunidades internas são umas das melhores formas de manter seus talentos motivados.
Bom, esta é a segunda parte do artigo “Por que é importante investir na equipe do Cartório?” você pode ler novamente o primeiro artigo: “Como implantar uma Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório”. Na próxima semana, sairá a última parte deste artigo com o tema “Sugestões de premiações para Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório”.
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Desde 2013 venho desenvolvendo uma metodologia para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade nos Cartórios. Essa metodologia é conhecida como o PIQ (Programa Inspire Qualidade) que já atendeu mais de 130 cartórios em todo o Estado do Mato grosso até hoje – além de outros cartórios em outros Estados – tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos.
O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.
Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Desenvolvimento Comportamental. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
